PRESENTASI BISNIS

PRESENTASI BISNIS

A. TUJUAN PRESENTASI BISNIS
Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu:
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindari bentu-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami.
2. Menghibur audiens.
Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan sebagai yang utama.
3. Menyentuh emosi audiens.
Dengan gaya bicara dan intonasi yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens.
4. Memotifasi audiens untuk bertindak sesuatu.
Dalam memotifasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam presentasi.

B. PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS
1. Penguasaan terhadap topic atau materi yang akan dipresentasikan
Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.
2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Berbagai alat Bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector, transparasi, slide, computer, bagan, flip chart, camera video, tape, televisi, dan LCD projector.


3. Menganalisis audiens
Seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata Tanya seperti: apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yng dimaksud sehingga dapat melukukan berbagai persiapan antisipatif.
4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudakan kepada pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut.
C. ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS
1. Papan tulis hitam dan putih (blackboard dan whiteboard)
Keunggulan :
 Fleksibilitas dalam penulisannya
 Kemudahan dalam melakukan koreksi
 Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama
Kelemahan :
 Tulisan tangan sering kali sulit dibaca
 Pembicara menutupi peserta saat menulis
 Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
 Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu
 Spidol sangat mengganggu dan sering mongering sehingga tidak dapat digunakan secara optimal
 Tidak efektif untuk peserta yang lebih dari 15 orang
2. Flip Charts
Keunggulan :
 Fleksibilitas dalam penulisan
 Pembicara dapat mempersiapkan tulisannya sebelum presentasi
 Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya
 Biaya relative murah
 Bisa diletakan dimana saja

Kelemahan :
 Tulisan tangan sering kali sulit dibaca
 Pembicara menutupi peserta saat menulis
 Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
 Mutu kertas yang jelek dan kemungkinaan spidol yang digunakan macet
 Biasanya kertas flip chart hanya digunakan untuk sekali presentasi saja
 Muncul suara brisik saat mengganti lembar kertas
 Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang
3. Transparasi overhead projector
Keunggulan :
 Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi
 Dapat dibuat denga artword dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relative mahal
 Layar tetap jelas meskipun berada dalam ruangan yang terang
Kelemahan :
 Kualitas transparasinya jelek jika teksnya di tulis menggunakan tangan
 Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih
 Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan
 Menimbulkan distorsi gambar mana kala OHP tidak focus
4. Slide
Keunggulan :
 Slide foto warna mudah untuk membuatnya
 Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC (personal computer)
 Dapat memungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya
Kelemahan :
 Proses produksi slide 35 mm memerlukan waktu cukup lama
 Harganya relative mahal
5. Papan tulis elektronik
Keunggulan :
 Fleksibilitas dalam penulisan materi
 Koreksi dapat dilakukan dengan mudah
 Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layer tersebut
 Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan pada peserta
Kelemahan :
 Tulisan tangan
 Peserta seringkali terhalang oleh pembicara saat menulis
 Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu
6. Video cassette recorder (VCR)
Keunggulan :
 Sangat praktis
 Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran
 Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan
Kelemahan :
 Kualitas tampilan lebih rendah jika di proyeksikan dalam layer lebar
 Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan
 Untuk peserta yang relative banyak, sarana video kurang efektif
7. Panel LCD projector
Keunggulan :
 Proyeksi data secara langsung dari PC secara “real time”
 Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya sangat tinggi
 Panel LCD dapat diletakan dibagian atas dari proyektor overhead standar
Kelemahan :
 Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar relative jelek
 Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt
 Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti computer, proyektor overhead, dan LCD.




D. ANALISIS AUDIENS
Dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini:
1. Siapa audiensnya?
Audiens dapat di tinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya.
2. Apa yang diinginkan audiens?
Dengan memahami apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya semaksimal mungkin melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat memuaskan keinginan audiens.
3. Di mana melakukan presentasi?
Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat.
4. Kapan melakukan presentasi?
Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dai akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling yepat untuk melakukan presentasi bisnis tersebut.
5. Mengapa melakukan presentasi?
Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya akan sangat bervariasi antara seoarang dengan orang yang lain.
6. Bagaimana melakukan presentasi?
Dalam melakukan presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata letak meja dan kursi secara khusus untuk diskusi kelompok, atau posisi meja dan kursi diatur searah kedepan.

E. ANALISIS BAHASA TUBUH
1. Ekspresi wajah
Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat memberikan arti senang, sedih, cemberut, atau marah. Wajah dapat mengungkapkan ekspresi dirinya dengan polos.
2. Senyuman
Tidak ada komunikasi yang lebih handal diantara manusia selain senyum. Senyum dapat menghapus beda pendapat, mengobati rasa sakit, memulai hubungan, menyakinkan teman, dan menyanpaikan penghargaan.
3. Kontak mata
Kontak mata yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri profesionalitas pembicara. Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi.
4. Gerakan tangan
Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu pembicara untuk lebih menyakinkan atau memperkuat topic bahasan tertentu.
5. Gerakan bahu
Gerakan bahu pembicara dalam melukukan presentasi bisnis untuk menunjukan kepercayaan diri atau menyerah.
6. Gerakan kepala
Gerakan pembicara bagi pembicara dapat digunakan menunjukan sikap setuju atau menolak sesuatu.
7. Cara berdiri
Dengan posisi berdiri dapat memberikan kebebasan atau keleluasaan pembicara untuk mengekspresikan kemampuannya menyampaikan pesan-pesan bisnis dihadapan audiens.
F. PENINJAUAN LOKASI
Peninjauan lokasi bagi pembicara merepakan salah satu factor penting yang perlu diperhatikan sebelum melakukan presentasi bisnis. Disamping mengetuhui posisi alat Bantu presentasi bisnis, tata letak untuk tempat duduk juga perlu diperhatikan. Selain itu, posisi podium juga perlu diperhatikan apakah menutupi pandangan audiens atau tidak.

G. PERCAYA DIRI
Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorokan tersumbat. Ada beberapa cara untuk mengendalikan hal tersebut.
H. BERLATIH PRESENTASI BISNIS
Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :
1. Identifikasi audiens
2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis
3. Tulislah teks presentasi bisnis dengan lengkap
4. Buatlah rangkuman presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul
5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos