PENULISAN DIRECT REQUEST

PENULISAN DIRECT REQUEST

A. Pengorganisasian Direct Request
Direct request atau permintaan langsung sering diartikan kurang tepat sebagai bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face-to-face). Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct approach). Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya.

1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis yang sekedar tidak dipahami. Tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Oleh karena itu, pada kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.
2. Penjelasan Rinci
Agar penjalasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, perlu membuat kalimat pertama dibagian tengah surat yang Anda buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi mereka. Pendekatan lain yang mungkin dapat digunakan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan anda menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Mungkin bertanya tentang spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan suatu produk.
3. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekpresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telephone, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

B. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini : (1) apa yang ingin diketahui; (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui; (3) mengapa hal ini dapat membantu.
1. Permintaan di dalam Organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat dilakukan secara lisan, beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanent dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.






2. Permintaan Keluar Organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis professional tentunya Anda perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok (supplier), dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat yang harus dikirim ke luar organisasi (perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi penting, seperti informasi produk baru, catalog buku-buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan koran, tabloid, atau majalah.

C. MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan khususnya dalam kaitannya dengan indikasi bagaimana pelayanan (service) Anda terhadap konsumen. Dengan kata lain, Ia berkaitan erat dalam masalah kepuasan konsumen (customer satifications). Dalan surat direct request, Anda mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini :
1) Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut (refund).
2) Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
3) Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
4) Perbaikan gratis.
5) Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak.
6) Pembatalan atas suatu pesanan produk.
7) Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.
8) Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
9) Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah Anda merasa puas (satisfied) atau tidak puas (dissatisfied) terhadap produk atau jasa (pelayanan) yang mereka berikan. Bila Anda mempuyai keluhan terhadap suatu organisasi (misalnya, mengeluh terhadap pelayanan yang jelek), Anda mungkin dapat menelephone atau mengunjungi organisasi yang bersangkutan untuk segara memecahkan masalah yang Anda hadapi. Surat pengaduan yang bernada marah tentu menjadikan pembaca enggan untuk melakukan tindakan koreksi. Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :
1. Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci.
2. Lampirkan informasi pendukung seperti faktur pembelian.
3. Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional.
4. Permintaan tindakan khusus.







D. SURAT UNDANGAN, PESANAN, DAN RESERVASI
Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan, dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach).

1. Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan luangsung. Dalam hal ini, pendekatan langsung mencangkup tiga komponen, yaitu ide pokok (main idea), penjelasan rinci (explanations), dan penutup (close courtesy).
2. Surat Pesanan dan Reservasi
Ketika perusahaan Anda melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahan lain, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pesanan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting yaitu : pernyataan rinci apa yang Anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya.

E. PERMINTAAN KREDIT
Ada dua tahap yang perlu Anda perhatikan, yaitu : (1) mengisi formulir yang telah disediakan lembaga perkreditan yang ada, (2) mengirimkan atau melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut.