KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. Hubungan Komunikasi
Organisasi adalah kelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan sekelompok masyarakattersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin antar manajer yang satu dengan yag lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan.
1. Peran Manajer
Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajer yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi yaitu:
a. Peran antar pribadi
Seorang manajer dalam suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur, selain berperan sebagai seorang tokoh figur seorang manajer juga harus mampu menampaikan pesan-pesan bisnis dengan baik kepada para karyawan, sehingga pesan yag disampaikan tersebut efektif dan dapat dipahami dengan baik pula.
b. Peran informasional
Peran informasional yaitu peran yang harus dilakukan manajer untuk mengawasi bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan sebelumnya. Selain itu peran manajer menyampaikan informasi yaitu peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawanya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.
c. Peran keputusan
Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsive, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas. Selain itu seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.

2. Kegiatan Pertukaran Informasi
Secara umum komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang untuk saling bertukar informasi;(2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainya.
Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berhubungan dengan pertukaran informasi.
a) Menetapkan tujuan
b) Membuat dan melaksanakan keputusan
c) Mengukur prestasi kerja
d) Merekrut dan mengembangkan staf
e) Pelayanan pelanggan
f) Negosiasi dengan pemasok
g) Memproduksi produk
h) Berinteraksi dengan peraturan yang ada.

B. Pola Komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuan, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antar satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel).
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward communications), komunikasi dari bawah ke atas (bottom up atau upward communications), komunikasi horizontal (horizontal communications), dan komunikasi diagonal (diagonal communications), selain itu akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal.

2. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, oaring-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun ha-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.banyak orang yang lebih percaya desas desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber informasi dalam suatu organisasi.kadang kala mereka tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap informasi yang berasal dari para manajer suatu organisasi.

C. Cara mengelola Informasi
Ada dua hal yang yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi.penjelasanya berikut ini:
1. Penanganan Pesan-Pesan Rutin
Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a. Mengurangi jumlah pesan
Dalam hal ini, seoarang manajer suatu organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan. Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi dan memperoleh perhatian yang seksama.
b. Instruksi yang jelas
Manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang harus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan. Disamping itu, manajer juga seharusnya tetap berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan untuk memberikan umpan balik (feedback) terhadap perkembangan suatu pesan.
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d. Melatih Petugas
Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini paling tidak mencakup preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi.

2. Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis komunikasi disuatu perusahan akan berbeda dengan perusahaan yang lain.namun yang jelas, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitanya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi yaitu:(1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau;(2) katakan apa yang terjadi dan segera. Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil.
Beberapa ahli hubungan masyarakat menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada publik dan para karyawannya. Pada saat yang sama perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikanya.
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:
1) Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
2) Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
3) Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
4) Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
5) Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan hanya dalam pertanyaan tetapi juga dalam tindakan nyata.

D. Meningkatkan keterampilan komunikasi
Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat bergantung pada kepekaan seseorang sebagai komunikator. Keterampilan dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan anda dalam dunia bisnis.
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
a. Membaca
b. Mendengarkan
c. Membuat percakapan menarik
d. Melakukan wawancara
e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
f. Menulis surat, memo, dan laporan