SIKLUS PENGELUARAN.(SIA)

SIKLUS PENGELUARAN.

TUJUAN SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan yang tujuannya adalah:
1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima semua barang yang di pesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
7. Menjamin pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas.

MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimasukkan dalam fungsi ini atau mungkin di masukkan ke dalam fungsi pemasaran. Manejemen persediaan juga termasuk pembelian, penerimaan, penyimpanan. Pembelian berfokus pada pembelian pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan. Penerimaan bertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan.

IMPUT DATA
Sumber data adalah catatan lalau dari kepala departemen, pembeli, pemasok, deparartemen produksi dan lainnya.
Formulir yang dibutuhkan oleh aktivitas pengeluaran yaitu :
1. Permintaan pembelian
2. Order pembeliaan
3. Laporan penerimaan
4. Faktor pemasokr penggeluaran
5. Cek penggeluaran
6. Memorandum debit
7. Formulir pemasok
8. Request for proposal

PENGOLAHAN DATA
Berikut ini prosedur pemprosesan pengeluaran kas. Bangaimanapun system informasi akuntansi tidaklah identik dengan keharusan menggunakan komputer sebagai pemproses. Dalam prosedur pembelian tahapan yang dilakukan yaitu :
1. Penentuaan barang yang dipesan. Dalam bagian ini gudang mengecek apakah barang yang tersedia telah melewati batas titik pemesanan kembali. Apabila ada item yang perlu dipesan maka daftarkan dalam formulir barang yang telah disipkan.
2. Penyiapkan order pembelian. Apabila barang yang dibeli tidak cocok maka pembeli memilih pemasok yang paling cocok dan siap order pembelian.
3. Penerimaan barang yang dipesan. Ketika barang dipesan dating sesuai tidak dengan pesanandan barang yang dating harus sesuai dengan pesanan.
4. Penerimaan faktur dari pemasok. Jika faktur dari pemasok tiba maka yang menangani adalah departemen pembelian.
Dalam prosedur pengeluaran kas, aktiva yang dilakukan adalah menyiapkan vocer utang yang belum dibayar, pembuatan cek, penandatanganan cek, memproses pencatatan penggeluaran kas dan posting nilai kas.

OUTPUT INFORMASI
Daftar dan operasional yang dihasilkan yaitu :
1. Faktur yang berfungsi sebagai daftar faktur yang diterima dari pemasok.
2. Register cek yakni daftar cek yang telah dikeluarkan.
3. Laporan pembelian yang memberi informasi.
4. Laporan faktur pembelian.
5. Laporan status persediaan yang berisikan jumlah barang yang diterima, dikirim dan berada digudang..
6. Laporan pengiriman yang lewat waktu.


LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer. Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1. Dafatr umur piutang.
2. Laporan factor-faktor penting.
3. Analisis penjualan.
4. Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.

LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN.
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana. Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.

PENGENDALIAN INTERN.
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1. Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2. Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3. Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4. Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5. Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6. Semua posting dilakukan dengan tepat.
7. Semua catatan akuntansi, sediaan dan kas adalah aman.

PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Pengendalian organisasional.
2. Dokumentasi pengendalian.
3. Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4. Pengendalian praktek manajemen.
Pengendalian operasi pusat data.
1. Pengendalian otorisasi.
2. Pengendalian akses.

PENGENDALIAN APLIKASI
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1. Pengendalian input.
2. Pengendalian proses.
3. Pengendalian output.

SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1. Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima barang dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7. Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian, penerimaan dan penyimpanan. Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan. Penerima bertanggung jawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya. Berkaitan dengan siklus pengeluaran, tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.

SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN (SIA)

SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan siklus pendapatan yaitumemfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen.
Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :
1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
7. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen
8. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang.

PEMASARAN ATAU DISTRIBUSI
Fungsi pemasaran/distribusi yaitu :
1) Menentukan dan memuaskan kebutuhan konsumen
2) Menggani aktiva dan mencapai ROI yang diinginkan

Didalam fungsi pemasaran atau distribusi ada beberapa sub unit organisasi yaitu :
1) Manajer utama ditempati oleh wakil derektur pemasaran bertugas untuk mengawasi fungsi-fungsi pemasaran secara umum.
2) Peneliti pasar
3) Pengembangan dan perencanaan produk atau jasa
4) Promosi dan periklanan
5) Penjualan
6) Pelayanan konsumen



KEUANGAN/AKUNTANSI
Sistem keuangan/akuntansi mempunyai tujuan khusus yaitu perencanaan dan pengawasan,data penjualan dan konsumen,pengendaliaan sediaan dan menyediakan informasi tentang kas,penjualan dan konsumen.

BENTUK INPUT
Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.

PEMPROSESAN DATA
Sub system pemprosesan siklus pendapatan ada dua yaitu :
1. Siss back ordertem penerimaan pesanan
Seseorang pegawai menerima pesanan yang dibuat oleh konsumen dan memasukan dalam preformatted screen.Selanjutkan dilakukan validasi data yang dimasukan dan verifikasi sediaan yang tersedia,yang dilanjutkan dengan pengecekan kelayakan kredit konsumen.Setelah proses dilalui maka pesanan dinyatakan diterima.Selanjutnya pegawai mencetak tiga dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada konsumen,picking list untuk gudang dan arsip.
2. Sistem pemprosesan penjualan
Perusahaan harus memfasilitasi proses rektur penjualan,kompensasi penyesuaian harga kerusakan barang atau yang lainnya.Dalam proses sales return dan sales allowances.Disiapkan dokumen kredit memos yang selanjutnya digunakan sebagai sumber input untuk mengurangi akun piutang konsumen.Proses Back Order terjadi kekurangan jumlah sediaan yang di inginkan oleh konsumen dicatat dalam dokumen Back Order.Selanjutnya dokumen tersebut dikiramkan kepada pemasok.




SISTEM PENERIMAAN KAS.
Tiga proses penjualan dasar dalam system penerimaan kas yaitu:
1) Pemabayaran yang dilakukan konsumen.
2) Penyetoran kas
3) Pembukuan penerimaan kas

SISTEM BERBASISKAN-WEB.
Sistem pemrosesan siklus pendapatan yang biasa digunakan adalah e-commerce. Sistem e-commerce memberikan rasa percaya dan keamanan kepada konsumen. Perusahaan yang menerapkan e-commerce akan mendapatkan beberapa keuntungan yaitu:
1) Akses menuju konsumen yang lebih besar.
2) Pemrosesan transaksi lebih cepat dengan kertas kerja yang lebih sedikit.
3) Meningkatnya efisiensi dan efektifitas dengan adanya aspek self-service.

OUTPUT INFORMASI.
Proses akhir dari system pemrosesan adalah laporan yang dibuat dalam proses yang terintegrasi.Laporan ini sangat di butuhkan untuk kelancaran aktifitas operasi perusahaan dan sebagai alat bantu perencanaan dan pengendalian.

LAPORAN DAN DAFTAR OPERASIONAL.
Beberapa laporan dan daftar opersional yang dihasilkan dari sistem pemrosesan siklus pendapatan;
1) Laporan bulanan.
2) Laporan pesanan belum terpenuhi.
3) Register faktur penjualan.
4) Register pengiriman barang.
5) Jurnal penerimaan kas.
6) Register memo kredit.

LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer.Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1) Dafatr umur piutang.
2) Laporan factor-faktor penting.
3) Analisis penjualan.
4) Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.

LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana.Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.

PENGENDALIAN INTERN
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1) Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2) Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3) Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4) Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5) Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6) Semua posting dilakukan dengan tepat.
7) Semua catatan akuntansi,sediaan dan kas adalah aman.

PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Pengenadalian organisasional.
2) Dokumentasi pengendalian.
3) Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4) Pengendalian praktek manajemen.
5) Pengenadalian operasi pusat data.
6) Pengendalian otorisasi.
7) Pengendalian akses.

PENGENDALIAN APLIKASI.
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1) Pengendalian input.
2) Pengendalian proses.
3) Pengendalian output.

SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Menerima barang dalam kondisi baik.
3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian,penerimaan dan penyimpanan.Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan.Penerimabertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.

KEUANGAN/AKUNTANSI.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.Berkaitan dengan siklus pengeluaran,tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.

SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN (SIA)

SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan siklus pendapatan yaitumemfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen.
Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :
1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
7. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen
8. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang.

PEMASARAN ATAU DISTRIBUSI
Fungsi pemasaran/distribusi yaitu :
1) Menentukan dan memuaskan kebutuhan konsumen
2) Menggani aktiva dan mencapai ROI yang diinginkan

Didalam fungsi pemasaran atau distribusi ada beberapa sub unit organisasi yaitu :
1) Manajer utama ditempati oleh wakil derektur pemasaran bertugas untuk mengawasi fungsi-fungsi pemasaran secara umum.
2) Peneliti pasar
3) Pengembangan dan perencanaan produk atau jasa
4) Promosi dan periklanan
5) Penjualan
6) Pelayanan konsumen



KEUANGAN/AKUNTANSI
Sistem keuangan/akuntansi mempunyai tujuan khusus yaitu perencanaan dan pengawasan,data penjualan dan konsumen,pengendaliaan sediaan dan menyediakan informasi tentang kas,penjualan dan konsumen.

BENTUK INPUT
Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.

PEMPROSESAN DATA
Sub system pemprosesan siklus pendapatan ada dua yaitu :
1. Siss back ordertem penerimaan pesanan
Seseorang pegawai menerima pesanan yang dibuat oleh konsumen dan memasukan dalam preformatted screen.Selanjutkan dilakukan validasi data yang dimasukan dan verifikasi sediaan yang tersedia,yang dilanjutkan dengan pengecekan kelayakan kredit konsumen.Setelah proses dilalui maka pesanan dinyatakan diterima.Selanjutnya pegawai mencetak tiga dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada konsumen,picking list untuk gudang dan arsip.
2. Sistem pemprosesan penjualan
Perusahaan harus memfasilitasi proses rektur penjualan,kompensasi penyesuaian harga kerusakan barang atau yang lainnya.Dalam proses sales return dan sales allowances.Disiapkan dokumen kredit memos yang selanjutnya digunakan sebagai sumber input untuk mengurangi akun piutang konsumen.Proses Back Order terjadi kekurangan jumlah sediaan yang di inginkan oleh konsumen dicatat dalam dokumen Back Order.Selanjutnya dokumen tersebut dikiramkan kepada pemasok.




SISTEM PENERIMAAN KAS.
Tiga proses penjualan dasar dalam system penerimaan kas yaitu:
1) Pemabayaran yang dilakukan konsumen.
2) Penyetoran kas
3) Pembukuan penerimaan kas

SISTEM BERBASISKAN-WEB.
Sistem pemrosesan siklus pendapatan yang biasa digunakan adalah e-commerce. Sistem e-commerce memberikan rasa percaya dan keamanan kepada konsumen. Perusahaan yang menerapkan e-commerce akan mendapatkan beberapa keuntungan yaitu:
1) Akses menuju konsumen yang lebih besar.
2) Pemrosesan transaksi lebih cepat dengan kertas kerja yang lebih sedikit.
3) Meningkatnya efisiensi dan efektifitas dengan adanya aspek self-service.

OUTPUT INFORMASI.
Proses akhir dari system pemrosesan adalah laporan yang dibuat dalam proses yang terintegrasi.Laporan ini sangat di butuhkan untuk kelancaran aktifitas operasi perusahaan dan sebagai alat bantu perencanaan dan pengendalian.

LAPORAN DAN DAFTAR OPERASIONAL.
Beberapa laporan dan daftar opersional yang dihasilkan dari sistem pemrosesan siklus pendapatan;
1) Laporan bulanan.
2) Laporan pesanan belum terpenuhi.
3) Register faktur penjualan.
4) Register pengiriman barang.
5) Jurnal penerimaan kas.
6) Register memo kredit.

LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer.Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1) Dafatr umur piutang.
2) Laporan factor-faktor penting.
3) Analisis penjualan.
4) Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.

LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana.Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.

PENGENDALIAN INTERN
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1) Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2) Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3) Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4) Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5) Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6) Semua posting dilakukan dengan tepat.
7) Semua catatan akuntansi,sediaan dan kas adalah aman.

PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Pengenadalian organisasional.
2) Dokumentasi pengendalian.
3) Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4) Pengendalian praktek manajemen.
5) Pengenadalian operasi pusat data.
6) Pengendalian otorisasi.
7) Pengendalian akses.

PENGENDALIAN APLIKASI.
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1) Pengendalian input.
2) Pengendalian proses.
3) Pengendalian output.

SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Menerima barang dalam kondisi baik.
3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian,penerimaan dan penyimpanan.Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan.Penerimabertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.

KEUANGAN/AKUNTANSI.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.Berkaitan dengan siklus pengeluaran,tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.

TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI

I. ORGANISASI FUNGSI SISTEM INFORMASI

LOKASI FUNGSI SISTEM
Tanggung jawab sistem secara tradisional dibebankan kepada fungsi akuntansi. Pengembangan yang paling konservatif adalah ditempatkannya fungsi tersebut dibawah wakil direktur keuangan dan level manajer yang sama sebagai controller. Alternatif pengembangan lain adalah dengan menempatkan fungsi sistem di bawah direktur jasa administrasi.

STRUKTUR INTERN FUNGSI SISTEM INFORMASI
1. Manajer sistem informasi, sebagai pimpinan fungsi sistem informasi, manajer informasi membantu menyusun tujuan sistem, melakukan perencanaan sistem jangka panjang dan melakukan pengembangan sistem dan aktivitas fungsi operasi. Juga mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer kunci dan staff, serta mengangkat dan melatih manajer baru bila diperlukan.
2. Staff
- Staff Perencanaan
- Staff Teknis
- Staff Personalia
3. Steering Committee, dinamakan kelompok pengembangan sistem informasi yang menyediakan keseluruhan petunjuk dalam pengembangab sistem. Me-review dan menyetujui recana sistem jangka panjang, menambah hardware/software, menentukan prioritas yang berhubungan dengan proyek pengembangan sistem, mengontrol kemajuan proyek sistem dan memonitor kinerja fungsi.
4. Manajer Pengembangan Sistem
5. Manajer Aplikasi
6. Manajer Pusat Informasi
7. Manajer Jasa Teknisi
8. Administrator Database. Mempunyai 3 tanggung jawab.
9. Auditor Intern, mengontrol sistem informasi yang diimplementasikan.

INTERAKSI DENGAN FUNGSI AKUNTANSI
Berhubungan erat dengan fungsi sistem informasi. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menjaga hubungan ini adalah :
1. Menempatkan kontroler dan manajer sistem informasi pada steering committee.
2. Menempatkan akuntan pada tim proyek sistem.
3. Menempatkan orang yang mempunyai pengetahuan akuntansi dan teknologi informasi sebagai koordinasi antara fungsi akuntansi dan sistem informasi.
4. Membentuk grup audit internal yang stafnya akuntan dan auditor berorientasi sistem.
5. Membentuk grup pengendalian data dalam departemen akuntansi.

II. PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM

PENDEKATAN TOP-DOWN VERSUS BOTTOM-UP
Pendekatan top-down dimulai pada organisasi atas dengan keseluruhan tujuan dan strategi. Keputusan yang ada diidentifikasikan untuk menentukan informasi yang dibutuhkan. Top-down keseluruhan tujuan dan strategi dimulai dari atas organisasi. Keputusan diidentifikasi untuk menentukan kebutuhan informasi. Pendekatan ini sesuai untuk pengembangan sistem berorientasi keputuan seperti decision support systems, executive information systems dan expert systems.
Pendekatan bottom-up dimulai dari bawah organisasi. Fokus pada sistem aplikasi dan operasi individu. Sesuai untuk pengembangan sistem pemrosesan transaksi.

PENDEKATAN IN-HOUSE VERSUS OUTSOURCING
Sistem pengembangan in-house adalah pendekatan outsourcing. Outsourcing melibatkan semua aktivitas yang membutuhkan hardware dan software dan pegawai sistem. Pendekatan in-house, aktivitas sistem informasi ditangani oleh pihak intern perusahaan. Outsourcing ini dapat menjadi pendekatan yang atraktif.
Keuntungan outsourcing ini adalah :
1. Menghilangkan masalah yang berhubungan dengan frustasi yang disebabkan oleh manajemen sistem informasi.
2. Menghilangkan atau mengurangi capital untuk fasilitas komputer dan
3. Dapat mengurangi costs operasi sistm informasi.

Kelemahan pendekatan ini adalah :
1. Perusahaan kehilangan tingkat pengendalian atas sistem informasi.
2. Perusahaan tidak dapat mengembangkan in-house expertise dalam manajemen sistem informasi.
3. Dalam jangka panjang pendekatan ini tidak dapat merespon perubahan kondisi dan sulit untuk memecahkannya

PENDEKATAN REENGINEERING
Memfokuskan pada proses operasional perusahaan. Melakukan pandangan revolusioner yang berhubungan dengan mengapa proses diperlukan daripada bagaimana proses ini dilakukan. Berubah secara radikal.

PENDEKATAN PROTOTYPING
Bersifat revolusioner. Merupakan suatu proses pembelajaran dalam pengembangan sistem. Memberikan perkiraan kasar mengenai desain akhir yang diharapkan. Manfaatnya adalah sistem desain terbaru dapat dilakukan dengan segera.

III. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SITEM
Ada 3 alasan perlunya pengembangan sitem yang berkelanjutan :
1. Adanya perubahan yang tak dapat dihindari baik dalam perusahaan maupun lingkungan perusahaan.
2. Munculnya kelemahan. Manajer baru dapat diangkat untuk memberikan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Kelemahan ini dapat diatasi melalui perbaikan sistem informasi.
3. Perbaikan dalam teknologi informasi dapat mengubah dengan segera hardware dan software komputer yang usang.




IV. PERENCANAAN SISTEM

PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI
Merupakan pedoman menyeluruh dalam proyek sistem yang direncanakan dan dikembangkan. Memudahkan peusahaan untuk menghindari biaya pengembangan sistem informasi yang terlalu mahal. Tujuan dari perencanaan sistem strategi adalah :
1. Mengintegrasikan pengembangan sistem informasi dengan proses perencanaan keseluruhan perusahaan.
2. Menjamin pengembangan proyek sistem yang rapi, melakukan efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia.
3. Mengakui prioritas perubahan dan munculnya kondisi baru sebagaimana kenaikan permintaan informasi.
4. Melakukan perbaikan dalam teknologi informasi sebagai hal yang relevan pada kebutuhan perusahaan dan mendapatkan manfaat yang lebih besar dari costs.

Ada 5 tahap dalam perencanaan sistem strategi :
1. Mendapatkan dukungan dari manajemen puncak, yang dimulai dari manajemen puncak.
2. Membentuk steering committee
3. Mengklarifikasi tujuan dan mengidentifikasi hambatan-hambatan sistem informasi.
4. Menyiapkan rencana sistem strategik yang diikuti dengan pengklarifikasian tujuan dan kebijakan.
5. Perencanaan yang disetujui oleh manajemen puncak.

PERENCANAAN PROYEK SISTEM
Proyek sistem ini dilakukan melalui perencanaan sistem strategik. Tahap pendefinisian proyek dan permulaan proyek.

Tahap pendefinisian proyek :
1. Identifikasi proyek yang mungkin
2. Melakukan investigasi awal
3. Menentukan prioritas proyek.
4. Menyiapkan proposal proyek.
5. Mengirim proposal tersebut kepada manajemen puncak untuk mendapat persetujuan.

Tahap permulaan proyek :
1. Menginformasikan manajer dan karyawan proyek sistem.
2. Membentuk tim proyek.
3. Melatih personel yang terkait.
4. Menentukan pengendalian proyek.

V. ANALISIS SISTEM
Untuk mensurvei sistem informasi sekarang dan untuk menentukan apa yang diperlukan untuk menciptakan sistem yang baik.
Tahap analisis sistem meliputi :
1. Survei sistem yang ada.
2. Analisis temuan survei.
3. Identifikasi kebutuhan sistem.
4. Identifikasi kebutuhan informasi.
5. Penyusunan laporan analisis sistem.

DESAIN SISTEM
Dalam tahap desain, tugas pendesain adalah mempertimbangkan ciri sistem yang baik yang memenuhi syarat sesuai dengan keadaan perusahaan. Proses desain sistem meliputi :
1. Desain konseptual
2. desain detil
Langkah dalam tahap ini terdiri dari pengevaluasian alternatif desain, penyiapan spesifikasi desain konseptual dan mendapatkan persetujuan atas desain tersebut.
PERSIAPAN SPESIFIKASI DESAIN
Spesifikasi secara umum dikelompakkan dalam komponen sistem informasi, yaitu: input data, prosedur pemrosesan data, database, pengendalian data dan ukuran keamanan dan output informasi. Kalau ada 2 alternatif desain maka dilakukan screening.
VI. PEMILIHAN SISTEM

PILIHAN MEMPEROLEH SISTEM
Manfaat dan kekurangannya, antara lain :
1. Purchasing Versus Leasing.
2. Single Vendors Versus Multiple Vendors.
3. In-house Systems Versus Outsourcing Computing Services.
4. In-house Software Development Versus Commercial Software Packages.

PENGEVALUASIAN PROPOSAL.
Langkah pertama yang diambil adalah me-review proposal untuk menjamin respon atas spesifikasi dan permintaan yang diusulkan.Ada beberapa tekhnik untuk mengevaluasi produk dari pemaok yaitu:
1. Bencmark Problem Technique.Manfaat tekhnik ini adalah untuk menunjukkan hard ware dan soft ware yang digunakan digunakan dalam keadaan tertentu.
2. Simulation Model technique.Tekhnik ini berguna khususnya dalam mengevaluasi sitem computer real-time on-line.
3. Weight-rating Analiys Technique,Merupakan cara yang murah dalam mengevaluasi faktor yang relevan.

VIII.IMPLEMENTASI SISTEM.

Pengimplementasian desain adalah sitem informasi yang baru terdiri dari tiga tahap yaitu:
1. melakukan aktifitas pendahuluan.
2. Melakukan aktivitas sistem operasional
3. Melakukan tindak lanjut dan evaluasi.

AKTIVITAS PENDAHULUAN.
Tindakan sebelum memulai aktivitas pengimplementasian adalah:
1. Menentukan rencana dan control pengimplementasian,meliputi anggaran biaya,jadwal dan,rencana kerja sedangkan kontrol proyek meliputi melakukan pertemuan untuk review dan membuat laporan periodik.
2. Memahami prilaku yang ada.Karena sistem informasi baru akan dilakukan dan di operasikan maka harus dipahami prilaku orang-orang yang terlibat.
3. Me-review organisasi tim proyek.Tahap implementasi lebih memerlukan keahlian manajerial dari pada tekhnik.
4. Melengkapi sumber daya sistem yang dipilih.

AKTIVITAS PENGIMPLEMENTASIAN.
Aktivitas yang dilakukan dalam pengimplementasian sistem dapat bervariasi dari proyek ke proyek.Ada empat pendekatan untuk melakukan operasionalisasi istm yaitu:
1. Direct Conversion Approach.Sistem baru segera diterapkan setelah semua aktivitas pengimplementasian telah dilengkapi.
2. Parallel Operation Approach.Sistem sekarang dan sistem baru dioperasikan bersama-bersamadan output yang dihasilkan kedua sistem tersebut dibandingkan.
3. Modular Conversion Approach.Pendekatan ini disebut Pilot Approach.Pendekatan ini terdiri dari pengujian dan konversi sistem pada lokasi tertentu sebagai Pilot proyek.
4. Phased Conversion Approach.Pendekatan ini terdiri dari perubahan sistem atas segman sistem baru sampai keseluruhan sistem opersional yang dioperasikan.

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL (SIA)

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN
PROSES PENGENDALIAN INTERNAL

Perlunya Pengendalian
Pengendalian dan Eksposur
Eksposur mencakup potensi dampak financial akibat suatu kejadian dikalikan dengan probabilitas terjadinya kejadian tersebut. Eksposur adalah risiko dikalikan konsekuensi financial atas risiko tersebut.

Eksposur Umum
1. Biaya yang terlalu tinggi
Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang yang digunakan dalam organisasi bisa saja terlalu mahal. Cek bisa saja dibayarkan kepada karyawan yang tidak bekerja dengan efektif dan efisien.
2. Pendapatan yang Cacat
Biaya terutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Barang dagangan telah dikirim ke pelanggan tetapi tidak tercatat sehingga tidak ditagih.
3. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva
Aktiva dapat hilang sebagai akibat pencurian, tindakan kekerasan, atau bencana alam. Kas, baha baku, atau peralatan dapat rusak atau salah penempatan.
4. Akuntansi yang Tidak Akurat
Kebijakan dan prosedur akuntansi dapat salah, tidak tepat, atau secara signifikan berbeda dari yang diterima umum. Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan penilaian transaksi, kesalahan waktu pencatatan, atau kesalahan klasifikasi transaksi.
5. Interupsi Bisnis
Interupsi bisnis mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis, penghentian permanen atas operasi suatu bisnis, atau penutupan suatu usaha.
6. Sanksi Hukum
Penghentian kegiatan bisnis bisa saja terjadi sebagai hukuman dari lembaga pemerintah jika perusahaan melakukan perbuatan yang melanggar hukum.

7. Ketidakmampuan untuk bersaing
Ketidakmampuan ini dapat terjadi sebagai akibat kombinasi berbagai eksposur yang telah dibahas sebelumnya dan bia juga sebagai akibat ketidakefektifan keputusan manajemen.
8. Kecurangan dan Pencurian
Kecurangan dan pencurian dapat dilakukan oleh pihak eksternal di luar perusahaan ataupun pihak internal di dalam perusahaan. Biaya yang terlalu tinggi, pendapatan yang cacat, kehilangan aktiva, ketidakakuratan catatan akuntansi, interupsi bisnis,sanksi hukum, dan ketidakmampuan untuk bersaing, semuanya bisa saja merupakan dampak dari kecurangan dan pencurian.

Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih
Kejahatan kerah putih menggambarkan serangkaian aktivitas illegal yang terjadi sebagai bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Kejahatan kerah putih terjadi pada saat kekayaan perusahaan digunakan menyimpang dari manfaat aktiva yang sesungguhnya.
Ada 3 bentuk kejahatan kerah putih :
1. Kecurangan manajemen
Meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik oleh karyawan atau pihak ketiga di luar perusahaan, atau keduanya.
2. Pelaporan keuangan yang menyesatkan
Tindakan sengaja atau tidak sengaja, sebagai akibat niat hati atau kekhilafan, yang menyebabkan informasi dalam laporan keuangan secara material mengganggu pengambil keputusan.
3. Kejahatan korporat
Merupakan kejahatan kerah putih yang menguntungkan suatu perusahaan atau organisasi, dan bukan hanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan kecurangan.

Pemrosesan Komputer dan Eksposur
Banyak aspek dari pemrosesan komputer yang cenderung meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis, dan kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan ataupun tidak.

Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi
Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Sekalipun tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya organisasi menghadapi kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu :
1. Siklus pendapatan : Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan jasa tersebut.
2. Siklus pengeluaran : Kejadian yang terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut.
3. Siklus produksi : Kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan : Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal, termasuk kas.

Komponen Proses Pengendalian Internal
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.

Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
1. Nilai-nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Filosofi manajemen dan gaya operasi
4. Struktur organisasi
5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur

Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.

Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.
Tujuan pengendalian :
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.

Informasi dan Komunikasi
Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.

Komunikasi
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.
Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.

Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
1. Sistem informasi organisasi
2. Struktur pengendalian internal organisasi
3. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
4. Kualitas kinerja personel organisasi

Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.

Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
2. Prosedur operasi secara umum
3. Karakteristik pengendalian peralatan
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
1. Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
3. Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.

Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
1. Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
2. Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.
3. Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi

BUKU BESAR DAN SIKLUS PELAPORAN KEUANGAN (SIA)

BUKU BESAR DAN SIKLUS PELAPORAN KEUANGAN



Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi.Dua system pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input,proses,output,menejemen data dan pengendaliannya.

1. Sistem pemprosesan transaksi secara manual
Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe transosesmpraksinya.

2. Sistem pemprosesan transaksi berkomputerisasi
Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.

Beberapa keuntungan pemprosesan transaksi terkomputerisasi dibandingkan dengan pemprosesan transaksi secara manual antara lain :
a. Data transaksi dapat dimasukan melalui alat elektronik dan disimpan dalam media megnetik dari pada disimpan dalam dokumen hardcopy.
b. Data transaksi dapat diverifikasi dengan program edit checks tanpa harus melibatakan tenaga manusia untuk mendeteksi adanya kesalahan.
c. Penambahan data dapat dilakukan dengan mudah dan transaksi dapat didentifikasi dengan cepat.
d. Transaksi dapat diposting dengan cepat kedalam buku besar.
e. Pemprosesan transaksi dan pembuatan neraca saldo dapat dilakukan dengan cepat.
f. Laporan keuangan dan laporan lainnya dapat dibuat kapan saja tanpa harus menunggu sampai akhir periode.
g. Dapat menampilkan jurnal dan buku besar sebagai gambaran dari transaksi yang terjadi.
h. Laporan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah yang telah disimpan dalam computer.
i. Dapat dibuat dengan cepat laporan dan analisis untuk manajer dari data yang telah disiapkan dalam computer.

SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Kelemahan system pemprosesan transaksi terkomputerisasi yany masih tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam system tersebut.
Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk perencanaan dan pengendaliaan operasi kurang bermanfaat.Untuk mengatasinya sebaiknya menggunakan system ERP.

SISTEM WEB-BASED

Word widw web merupakan jaringan komunikasi informasi.Bagi perusahaan system ini sangat dibutuhkan untuk dapat nenggunakannya harus tersedia program aplikasi.
Imput utama dari siklus buku besar dan laporan keuangan berasal dari output semua siklus lainnya.

TUJUAN SISTEM GENERAL LEDGER

Sistem general ledger menggambarkan pemprosesan keuangan.Tujuan dari system general ledger diantaranya :
a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat.
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat.
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit.
d. Mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian.
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat.

BAGAN REKENING (CHART OF ACCOUNT)

Bagan rekening adalah rekening dalam perusahaan yang meliputi aset,ekuitas,pendapatan dan biaya-biaya.Komposisi kode rekening yang ada dalam chart of accout didesain sesuai dengan kebutuhan informasi internal dan eksternal perusahaan.


KLASIFIKASI DALAM CHART OF ACCOUNT

Klasifikasi rekening harus dapat mereflasi aktivitas perusahaan.
Perusahaan manufaktur membutuhkan manufaktur membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening(persediaan bahan baku,barang dalam proses dan barang jadi).Perusahaan jasa lebih menfokuskan desain rekeningnya pada transaksi jasa..

PENGKODEAN DAFTAR REKENING.

Tipe pengkodean chart of account ada 2 diantaranya:
1) Block account codes.
Dalam desain dengan menggunakan block codes rekening secara berurutan di kategorikan ke dalam klasifikasi rekening dengan membentuk blok,misalnya aktifa lancer.Keuntungannya yaitu jika ada rekening baru dapat disisipkan tanpa harus mengubah kode rekening yang sudah ada.
2) Group Account Codes.
Dalam desain ini memiliki arti tertentu,misalnya kode rekening 112 dapat di artikan digit pertama mempresentasikan kategori mayor rekening(aktiva lancar),Digit ke 2 merepresentasikan klasifikasi intermediate(kas),Dan digit ke 3 merepresentasikan klasifikasi minor rekening (kas di tangan).

SUMBER DATA DAN INPUT.

Transaksi-transaksi yang akan di posting ke general ledger dapat di klasifikasikan ke dalam 6 tipe yaitu:
1) Transaksi eksternal yang bersifat rutin.
2) Transaksi inernal yang bersifat rutin.
3) Transaksi non-rutin
4) Jurnal penyesuaian(adjusting enteries).Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi.Empat tipe adjusting enteries yaitu:
1) Akrual.
2) Defferal.
3) Revaluasi.
4) Koreksi.
5) Jurnal pembalik.
6) Jurnal penutup.

PENROSESAN DATA.

Pemrosesan data dalam system ledger di bagi menjadi dua yakni:
a) Pemrosesan data transaksi harian.
Transaksi yang bersifat harian seperti transaksi penjualan,penerimaan kas,pembelian dan transaksi pengeluaran kas.
b) Pemrosesan akhir periode.
Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal penyesuain yang bersifat rutin dan jurnal penyesuaian yang bersifat tidak rutin.

INFORMASI

Hasil output dari system pemprosesan ledger dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu:
1. Analisis general ledger.
Digunakan untuk alat pengendalian perusahaan.Ada dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change report.
2. Laporan keuangan
Laporan keuangan utama yang dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca,laporan,laba rugi dan arus kas.Ketiga laporan dibuat pemakai laporan dari pihak luar perusahaan yang meliputi pemegang saham,kreditur,pemerintah dan analisis keuangan.
3. Laporan manajerial
Data laporan manajerial berasal dari data yang juga digunakan untuk membuat laporan keuangan.






MANAJEMEN DATA

1. Pendekatan file-oriented
File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu.Berikut ini merupakan representasi pemakai file dalam general ledgerdan siklus laporan keuangan yaitu :
 General Ledger Master File
File ini merupakan jantung dari database akuntansi.Masing-masing catatan menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.
 Current Journal Voucher File
File ini berisi detail signifikan yang berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger selama periode berjalan.
 General Ledger Historiy File
Yang berisi data aktual akun general ledger masing-masing bulan untuk beberapa tahun yang lalu.
 Responsibility Center Master File
Yang berisi pendapatan dan biaya-biaya aktual dari berbagai devisi.
 Budget Master File
Berisi jumlah anggaran aset,hutang,pendapatan dan alokasi biaya pada bermacam-macam pusat pertanggungjawaban perusahaan.
 Financial Report Format File
Berisi informasi yang penting untuk memperoleh format yang beragam.


PENGENDALIAN UMUM
1. Pengendalian Organisasional
2. Pengendalian Dokumentasi
3. Pengendalian Akuntabilitas Aset
4. Pengendalian Praktik Manajemen
5. Pengendalian Operasi Pusat Data
6. Pengendalian Otorisasi

HARGA TRANSFER (akmen)

HARGA TRANSFER

Pengertian
Harga transfer (transfer price) adalah harga jual khusus yang dipakai dalam pertukaran antardivisional untuk mencatat pendapatan divisi penjualan (selling division) dan biaya divisi pembelian (buying division).
Pertukaran internal yang diukur oleh harga transfer menghasilkan :
1. Pendapatan bagi pusat pertanggungjawaban yang menyerahkan yakni divisi penjualan produk.
2. Biaya bagi pusat pertanggungjawaban yang menerima yakni divisi pembelian produk.

Tujuan Penentuan Harga Transfer
Tujuan penentuan harga transfer adalah untuk mentransmisikan data keuangan di antara departemen-departeman atau divisi-divisi perusahaan pada waktu mereka saling menggunakan barang dan jasa satu sama lain.
Tujuan lainnya dari penentuan harga transfer adalah untuk mengevaluasi kinerja segmen dan dengan demikian memotivasi manajer divisi penjualan dan devisi pembelian menuju keputusan-keputusan yang serasi dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Selain itu perusahaan-perusahaan dengan lingkup multinasional menggunakan penentuan harga transfer untuk meminimalkan pajak, tarif, dan bea mereka di seluruh dunia.
Manajemen puncak juga sangat berkepentingan dengan harga transfer. Pertama, merupakan kepentingan perusahaan untuk menghindari friksi yang tidak perlu antara divisi penjualan dan divisi pembelian. Kedua, kapasitas divisi penjualan haruslah digunakan untuk memaksimalkan profitabilitas seluruh perusahaan.
Dalam kenyataannya, terdapat dua pendekatan untuk menetapkan harga transfer : harga transfer dasar pasar dan harga transfer dasar biaya. Harga transfer dasar biaya memakai biaya variable standar maupun biaya penuh standar.

Harga Transfer Dasar Pasar (Market-Based Transfer Price)
Harga pasar (market price) adalah harga pemelian ataupun penjualan oleh pembeli dan penjual independent. Harga transfer dasar pasar (market-based transfer price) adalah harga pasar luar produk dan boleh saja disesuaikan untuk penghematan biaya angkut, kredit dan biaya lainnya yang dapat dihindari dengan menjual ke divisi terkait di dalam perusahaan. Harga pasar, jikalau memang dapat ditentukan, merupakan harga transfer yang paling ideal. Pada umumnya, bilamana terdapat harga pasar untuk produk atau jasa yang dijual di antara kalangan dalam perusahaan, maka perusahaan akan menggunakan harga pasar sebagai basis harga transfernya.
Harga transfer dasar pasar dirancang untuk digunakan dalam organisasi-organisasi yang sangat terdesentralisasi. Artinya, pendekatan ini diterapkan pada organisasi-organisasi dimana manajer-manajer divisional mempunyai otonomi memadai dalam pengambilan keputusan sehingga berbagai divisi dapat dianggap seolah-olah sebagai perusahaan yang mandiri dengan tanggung jawab laba mandiri pula. Gagasan dalam penggunaan harga pasar untuk mengendalikan harga transfer adalah untuk menciptakan kondisi pasar kompetitif yang akan muncul manakala berbagai divisi benar-benar merupakan perusahaan-perusahaan yang terpisah dan terlibat dalam tawar-menawar di pasar terbuka yang bebas.
Harga transfer berdasarkan harga pasar dapat disesuaikan dengan memperhitungkan penghematan-penghematan biaya atas penjualan kepada pihak internal perusahaan. Sebagai contoh, pada saat penjualan dilakukan kepada pelanggan dari luar perusahaan, penjualan tersebut biasanya dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit kepada pihak luar umumnya memerlukan biaya modal yang dibenamkan dalam piutang dagang dan biaya piutang tidak tertagih.

Keterbatasan Harga Pasar
Harga transfer tidak selalu dapat didasarkan pada harga pasar karena harga pasar tidak selalu ada. Bahkan meskipun produk serupa dijual di pasar, divisi pembelian mungkin membeli dalam jumlah yang sedemikian banyaknya sehingga harga pasar menjadi tidak relevan. Perusahaan-perusahaan raksasa dalam industri baja, otomotif, pertambangan, dan peralatan listrik adalah sedemikian besarnya sehingga apabila sebuah komponen dibeli dari pasar luar sebagai pengganti pembelian dari dalam, maka pembelian tersebut dapat menimbulkan pergeseran permintaan pasar yang menyebabkan harga pasar berfluktuasi.
Langkah-langkah berikut perlu diikuti manakala perusahaan menggunakan pendekatan penentuan harga transfer dasar pasar :
1. Membentuk sistem pencarian data yang terandalkan untuk memantau secara berkala harga pasar dan melaporkan manakala terjadi perubahan harga.
2. Divisi pembelian haruslah membeli produk dan jasa secara internal sepanjang kondisinya bisa diperbandingkan dengan kesempatan pembelian dari luar.
3. Apabila divisi penjualan tidak memenuhi semua kondisi yang ditawarkan oleh pasar, maka divisi pembelian sewajarnya diserahi wewenang untuk membeli dari pihak luar perusahaan.
4. Divisi penjualan haruslah bebas menolak transaksi internal yang tidak sama menguntungkannya dibandingkan dengan transaksi penjualan kepada pihak luar.
5. Menyediakan atau mendistribusikan informasi akuntansi manajemen ke seluruh organisasi yang akan dipakai dalam mengevaluasi apa yang menguntungkan bagi divisi penjualan, divisi pembelian, dan perusahaan secara keseluruhan.
6. Membentuk sekelompok manajer yang independent untuk membahas mengenai ketidaksepakatan menyangkut harga transfer di antara divisi penjualan dan divisi pembelian serta menawarkan solusi yang adil bagi semua pihak.

Harga Transfer Dasar Biaya (Cost-Based Transfer Price)
Baik biaya aktual maupun biaya standar (dianggarkan) boleh saja dipakai dalam menerapkan pendekatan dasar biaya. Apabila biaya aktual (actual cost) yang dipergunakan maka inefisiensi divisi penjualan akan dialihkan ke divisi pembelian. Akibatnya divisi penjualan tidak akan termotivasi untuk mengendalikan biaya secara efisien manakala biaya inefisiensinya dapat secara otomatis ditimpakan kepada divisi pembelian. Untuk mencegah hal ini terjadi maka biaya aktual seyogyanya tidak dipakai sebagai dasar untuk menetapkan harga transfer. Sebagai gantinya biaya standar bisa digunakan. Apabila memakai biaya standar maka harga transfer dasar biaya (cost-based transfer price) didasarkan pada biaya variabel standar atau biaya penuh standar ( biaya tetap ditambah biaya variabel) pabrikasi.

Biaya Variabel Standar
Alasan untuk memilih biaya produksi variable sebagai harga transfer adalah bahwa harga tersebut memberikan informasi biaya kesempatan yang akurat. Apabila biaya variable standar yang digunakan maka komponen biaya yang diperhitungkan adalah biaya bahan baku langsung, tenaga kerja langsung dan overhead pabrikasi variable. Sedangkan biaya overhead pabrikasi tetap tidak disertakan dalam harga transfernya.
Keunggulan utama mendasarkan harga transfer pada biaya variable standar (standard variable cost) adalah bahwa biaya variable standar biasanya setara dengan biaya marjinal seuah produk atau jasa.
Kelemahan besar mendasarkan harga transfer pada biaya variable standar adalah bahwa metode ini memberikan marjin kontribusi sebesar nol kepada divisi penjualan yang melakukan penjualan bilamana harga jual sama dengan biaya variabelnya.

Biaya Penuh Standar
Apabila biaya penuh standar yang diterapkan, maka komponen biaya bahan baku langung, tenaga kerja langsung, dan biaya overhead (tetap maupun variable) akan disertakan dalam penghitungan harga transfer. Permasalahan dengan metode ini adalah bahwa jumlah yang ditransfer ke divisi pembelian kerap dianggap merupakan biaya variable oleh divisi pembelian. Hal ini pada gilirannya dapat mengakibatkan keputusan yang buruk bagi divisi ini sehingga dapat mengurangi laba perusahaan secara keseluruhan.

Harga Transfer Negosiasian (Negotiated Transfer Prices)
Harga transfer negosiasian biasanya dipengaruhi oleh apakah biaya tetap sudah tertutupi atau belum, apakah divisi penjualan beroperasi pada kapasitas penuh atau tidak dan seberapa kuat daya tawar-menawar divisi penjualan dan divisi pembelian.
Terdapat kelemahan harga transfer negosiasian :
1. Seorang manajer divisional yang mempunyai informasi pribadi dapat memanfaatkan manajer divisi lainnya.
2. Ukuran-ukuran kinerja bisa terdistorsi oleh kecakapan negosiasi manajer-manajer yang terlibat. Harga transfer negosiasian karena menyangkut juga keputusan produksi dapat sekedar merefleksikan kecakapan negosiasi kedua belah pihak ketimbang pertimbangan-pertimbangan ekonomi. Kecakapan negosiasi seyogyanya tidak menjadi faktor tunggal atau dominan dalam mengevaluasi manajer divisi.
3. Negosiasi dapat memakan banyak waktu dan tenaga.
4. Negosiasi dapat menyebabkan persaingan diantara manajer-manajer divisi yang terlibat. Persaingan ini dapat mengurangi semangat kerjasama dan kesatuan yang sangat penting di seluruh organisasi.
Terlepas dari kelemahannya, harga transfer negosiasian menawarkan beberapa keunggulan menyangkut keserasian tujuan, otonomi dan evaluasi kinerja yang akurat. Selain itu harga transfer negosiasian merupakan wahana untuk mencapai keserasian tujuan di seluruh organisasi. Apabila negosiasi membantu memastikan adanya keserasian tujuan maka manajemen puncak tidak perlu campur tangan dalam urusan-urusan divisional.

PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

PENULISAN PERMINTAAN
PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

A. Strategi penulisan untuk permintaan pesan-pesan dan pesan-pesan positif
Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin
Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian.

2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif
Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.

a. Ide-ide pokok yang jelas
b. Penjelasan rinci
c. Penutup surat

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWIL
Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.


1. Good will tentang pekerjaan
Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki.

2. Good news tentang produk
Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.

3. Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

C. MENULIS JAWABAN POSITIF
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

1. Surat konfirmasi pesan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

2. Menjawab permintaan informasi
Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.

a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial
b. menjawab permintaan tanpa penjualan

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN
Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan.
1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
2. Memberikan Referensi Kredit
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka miliki.

E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:
1. Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri
4. Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut.

PENULISAN BAD NEWS

PENULISAN BAD NEWS

A. STRATEGI PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD NEWS
Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu; (1) Penyampaian bad-news, (2) Penerimaan pesan tersebut, (3) Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.

1. Menciptakan Audience-Centered Tone
Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan Bad-News mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis.

2. Memilih Pendekatan Organisasional
Sebagaimana telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (Bad-News), yaitu Pendekatan Tak Langsung (Inderect Approach) dan Pendekatan Langsung (Direct Approach).

B. MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF
Dalam dunia bisnis, seringkali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi.

1. Bad-News Tentang Produk
Ketika anda ingin menyampaikan Bad-News tentang produk, pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih: Pendekatan langsung atau Pendekatan tak langsung.

2. Penolakan Kerja Sama
Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu anda tidak dapat memenuhi permintaan, anda dapat menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

3. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “Tidak” atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat menggunkan pendekatan organisasional, pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung.

C. PENYAMPAIAN BAD-NEWS KE PELANGGAN
Ketika anda ingin menyampaikan pesan Bad-News kepada penlanggan atau calon pelanggan anda, perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca anda tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis di kemudian hari.

1. Bad-News tentang Pesanan
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyampaikan pesan-pesan bad-news tentan pesanan (orders). Bila anda hanya memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan anda dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung, yang isi paragraf pembukanya adalah good news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi.

2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan
Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya anda perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka.

3. Mengganti Produk
Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi.

4. Tidak Memenuhi Pesanan
Kadang kala anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun degan produk pengganti (infillable orders). Apabila hal ini terjadi, tugas anda adalah menyatakan secara tegas bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan anda.





D. BAD-NEWS TENTANG ORANG
Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus menyampaikan bad-news kepada para karyawannya. Surat bagi calon manajer mungkin dapat ditulis dengan pendekatan langsung

1. Penolakan menulis surat rekomendasi
2. Penolakan lamaran pekerjaan
3. Surat penolakan kredit

PENULISAN BAD NEWS

PENULISAN BAD NEWS

A. STRATEGI PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD NEWS
Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu; (1) Penyampaian bad-news, (2) Penerimaan pesan tersebut, (3) Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.

1. Menciptakan Audience-Centered Tone
Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan Bad-News mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis.

2. Memilih Pendekatan Organisasional
Sebagaimana telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (Bad-News), yaitu Pendekatan Tak Langsung (Inderect Approach) dan Pendekatan Langsung (Direct Approach).

B. MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF
Dalam dunia bisnis, seringkali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi.

1. Bad-News Tentang Produk
Ketika anda ingin menyampaikan Bad-News tentang produk, pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih: Pendekatan langsung atau Pendekatan tak langsung.

2. Penolakan Kerja Sama
Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu anda tidak dapat memenuhi permintaan, anda dapat menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

3. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “Tidak” atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat menggunkan pendekatan organisasional, pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung.

C. PENYAMPAIAN BAD-NEWS KE PELANGGAN
Ketika anda ingin menyampaikan pesan Bad-News kepada penlanggan atau calon pelanggan anda, perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca anda tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis di kemudian hari.

1. Bad-News tentang Pesanan
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyampaikan pesan-pesan bad-news tentan pesanan (orders). Bila anda hanya memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan anda dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung, yang isi paragraf pembukanya adalah good news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi.

2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan
Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya anda perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka.

3. Mengganti Produk
Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi.

4. Tidak Memenuhi Pesanan
Kadang kala anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun degan produk pengganti (infillable orders). Apabila hal ini terjadi, tugas anda adalah menyatakan secara tegas bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan anda.





D. BAD-NEWS TENTANG ORANG
Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus menyampaikan bad-news kepada para karyawannya. Surat bagi calon manajer mungkin dapat ditulis dengan pendekatan langsung

1. Penolakan menulis surat rekomendasi
2. Penolakan lamaran pekerjaan
3. Surat penolakan kredit

KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

A. Pengertian Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Komunikasi bisnis lintas budaya adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis baik komunikasi verbal maupun nonverbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya di suatu daerah, wilayah atau negara.
Apabila para pelaku bisnis akan melakukan ekspansi bisnisnya ke daerah lain atau ke negara lain, pemahaman budaya di suatu daerah atau negara tersebut menjadi sangat penting artinya, termasuk bagaimana memahami produk-produk musiman di suatu negara. Hal ini dimaksudkan agar jangan sampai terjadi kesalahan fatal yang dapat mengakibatkan kegagalan bisnis.

B. Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Dengan melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas budaya sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di antara mereka. Bagaimanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua orang atau lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan maupun lisan. Semakin banyaknya pola kerja sama maupun kesepakatan ekonomi di berbagai kawasan dunia saat ini akan menjadikan komunikasi bisnis lintas budaya semakin penting.
Pendek kata, dengan semakin terbukanya peluang perusahaan multinasional masuk ke wilayah suatu negara dan didorong dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, maka pada saat itulah kebutuhan akan komunikasi bisnis lintas buday menjadi semakin penting artinya.

C. Memahami Budaya dan Perbedaannya
1. Definisi Budaya
a. Menurut Lehman, Himstreet dan Batty, budaya sebagai sekumpulan pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri.
b. Menurut Hofstede, budaya diartikan sebagai pemrograman kolektif atas pikiran yang membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya.
c. Menurut Bovee dan Thill, Budaya adalah sistem sharing atas symbol-simbol, kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan, dan norma-norma untuk berperilaku.
d. Menurut Murphy dan Hildebrandt, budaya diartikan sebagai tipikal karakteristik perilaku dalam suatu kelompok.
e. Menurut Mitchel, budaya merupakan seperangkat nilai-nilai inti, kepercayaan, standar, pengetahuan, moral, hukum, dan perilaku yang disampaikan oleh individu-individu masyarakat yang menentukan bagaimana seseorang bertindak, berperasaan, dan memandang dirinya serta orang lain.
2. Komponen Budaya
Menurut Lehman, Himstreet dan Baty, setiap elemen terbangun oleh beberapa komponen utamanya, yaitu nilai-nilai, norma-norma, symbol-simbol, bahasa, dan pengetahuan.
Menurut Mitchell, komponen budaya mencakup antara lain; bahasa, kepercayaan/keyakinan, sopan santun, adat istiadat, seni, pendidikan, humor, dan organisasi sosial.
Menurut Cateora, budaya memiliki beberapa elemen, yaitu:
• Budaya Material (material culture), dibedakan dalam dua bagian yaitu teknologi dan ekonomi. Teknologi mencakup teknik atau cara yang digunakan untuk mengubah atau membentuk material menjadi suatu produk yang dapat berguna bagi masyarakat pada umumnya. Sedangkan ekonomi dimaksudkan suatu cara orang menggunakan segala kemampuannya untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi dirinya maupun orang lain.
• Organisasi sosial (social institution), dan pendidikan adalah suatu lembaga yang berkaitan dengan cara bagaimana seseorang berhubungan dengan orang lain, mengorganisasikan kegiatan mereka untuk dapat hidup secara harmonis dengan yang lain, dan mengajar perilaku yang dapat diterima oleh generasi berikutnya.
• Sistem kepercayaan atau keyakian (belief sistem) yang dianut oleh suatu masyarakat akan berpengaruh terhadap sistem nilai yang ada di masyarakat tersebut.
• Estetika (aesthetics), nilai nilai estetika yang ditunjukkan masyarakat dalam berbagai peran tentunya perlu dipahami secara benar, agar pesan yang disampaikan mencapai sasaran secara efektif.
• Bahasa (language), adalah suatu cara yang digunakn seseorang dalam mengungkapkan sesuatu melalui symbol-simbol tertentu kepada orang lain.

3. Tingkatan Budaya
Menurut Murphy dan Hildebrandt, dalam dunia praktis terdapat tiga tingkatan budaya, yaitu:
a. Formal
Budaya pada tingkatan formal merupakan sebuah tradisi atau kebiasaan yang dilakukan oleh suatu masyarakat yang turun-temurun dari satu generasi ke generasi berikutnya dan hal itu bersifat formal atau resmi. Dalam dunia pendidikan, tata bahasa Indonesia adalah termasuk budaya tingkat formal yang mempunyai suatu aturan yang bersifat formal dan terstruktur dari dulu hingga sekarang.
b. Informal
Pada tingkatan ini, budaya lebih banyak diteruskan oleh suatu masyarakat dari generasi ke generasi berikutnya melalui apa yang didengar, dilihat, dipakai (digunakan) dan dilakukan, tanpa diketahui alasannya mengapa hal itu dilakukan.
c. Teknis
Pada tingkatan ini, bukti-bukti dan aturan-aturan merupakan hal yang terpenting. Terdapat suatu penjelasan yang logis mengapa sesuatu harus dilakukan dan yang lain tidak boleh dilakukan. Pada tingkatan formal pembelajaran dalam budaya mencakup pembelajaran pola perilakunya, sedangkan pada tingkatan teknis, aturan-aturan disampaikan secara logis dan tepat.

4. Mengenal perbedaan Budaya
Perbedaan budaya dapat dilihat dari:
a. Nilai-Nilai sosial
b. Peran dan Status
c. Pengambilan Keputusan
d. Konsep Waktu
e. Konsep Jarak Komunikasi
f. Konteks Budaya
g. Bahasa Tubuh
h. Perilaku Sosial
i. Perilaku Etis
j. Perbedaan budaya perusahaan

D. Komunikasi dengan Orang yang Berbudaya Asing
1. Belajar Tentang Budaya
Ketika tinggal di negara lain alangkah baiknya seseorang sedikit banyak mengenal budaya maupun adat istiadat yang berlaku dinegara tersebut. Mengenal beberapa kata bahasa asing untuk seatu pergaulan di lingkuang bisnis merupakan langkah baik yang senantiasa perlu dikembangkan. Jadi belajar tentang budaya negara lain juga bisa dijadikan sebagai langkah awal untuk berkomunikasi dengan orang yang berbudaya asing.

2. Mengembangkan Ketrampilan Komunikasi Lintas Budaya
Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seorang tentang budaya tertentu sebenarnya merupakan cara yang baik untuk menemukan bagaiman mengirim dan menerima pesan-pesan lintas budaya secara efektif.
Mempelajari ketrampilan komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu seseorang beradaptasidalam setiap budaya, khususnya jika seseorang berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda.

3. Negosiasi Lintas Budaya
Membedakan budaya dalam dua kelompok yaitu budaya permukaan (surface culture) seperti makanan, liburan, gaya hidup, dan buday tinggi (deep culture), yang terdiri atas sikap nilai-nilai yang menjadi dasar budaya tersebut.
Orang yang berasal dari budaya yang berbeda seringkali mempunyai pendekatan negosiasi yang berbeda. Tingkat toleransi untuk suatu ketidaksetujuan pun bervariasi. Seseorang harus dapat menumbuhkan hubungan personal sebagai dasar membangun kepercayaan dalam proses negosiasi.
Negosiator dari budaya yang berbeda mungkin menggunakan teknik pemecahan masalah dan metode pengambilan keputusan yang berbeda. Jika mempelajari budaya partner sebelum bernegosiasi, akan lebih mudah untuk dapat memahami pandangan mereka. Menunjukkan sikap yang luwes, hormat, sabar dan sikap bersahabat akan membawa pengaruh yang baik bagi proses negosiasi yang sedang berjalan, yang pada akhirnya dapat ditemukan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.

Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi Antarpribadi

A. Pengertian Komunikasi Antarpribadi
Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan antar seorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan pengertian tersebut, paling tidak ada empat hal penting yang penting diperhatikan, antara lain:
1. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih.
2. Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka (fece-to-face).
3. Bahasa yang digunakan bahasa informal (tidak baku), dapat menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau bahasa campuran.
4. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal (pribadi) bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarakat; dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi.

B. Tujuan Komunikasi Antarpribadi
1. Menyampaikan Informasi
Ketika berkomunikasi dengan orang lain, tentu saja seseorang memiliki berbagai macam tujuan dan harapan. Salah satu di antaranya adalah untuk menyampaikan informasi kepada orang lain, agar orang tersebut mengetahui sesuatu.
2. Berbagi Pengalaman
Komunikasi antarpribadi juga memiliki tujuan untuk saling membagi pengalaman pribadi kepada orang lain mengenai hal-hal menyenangkan maupun hal-hal yang menyedihkan/menyusahkan. Saling berbagi rasa ini pada umumnya tidak disampaikan kepada setiap orang, tetapi hanya kepada seseorang yang dapat dipercaya atau teman dekat saja.

3. Menumbuhkan Simpati
Simpati adalah suatu sikap positif yang ditunjukan seseorang yang muncul dari lubuk hati yang paling dalam untuk ikut merasakan bagaimana beban derita, musibah, kesedihan, dan kepiluan yang sedang dirasakan oleh orang lain. Berbagai cara untuk menumbuhkan rasa simpati seseorang kepada orang lain antara lain dapat dilakukan dalam bentuk dukungan moril, bantuan dana, obat-obatan, aneka barang kebutuhan pokok, perlengkapan rumah, perlengkapan penerangan, bahan bangunan, dan menjadi relawan.
4. Melakukan Kerja Sama
Tujuan komunikasi antarpribadi yang lain adalah untuk melakukan kerjasama antara seseorang dengan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu atau untuk melakukan sesuatu yang bermanfaat untuk kedua belah pihak.
5. Menceritakan Kekecewaan atau Kesalahan
Pengungkapan segala bentuk kekecewaan atau kekesalan secara tepat secara tidak langsung akan dapat megurangi beban pikiran. Orang yang sudah dapat mengungkapkan isi hatinya kepada orang lain yang dianggap dapat membantu memberikan solusi, akan merasa lega, seperti tidak ada beban pikiran dalam hidupnya.
6. Menumbuhkan Motifasi
Motifasi adalah dorongan kuat dari dalam diri seseorang untuk melakukan sesuatu. Pada dasarnya, seseorang cenderung untuk melakukan sesuatu karena dimotifasi orang lain dengan berbagai cara, seperti pemberian insentif yang bersifat financial maupun nonfinancial, seperti pemberian pengakuan atas prestasi kerjanya, dan memberikan penghargaan kepada orang lain.

C. Gaya kepemimpinan
Dalam dunia bisnis, penerapan gaya kepemimpinan (leadership style) seseorang akan dapat mempengaruhi sikap dan perilaku bawahannya (para karyawan, pegawai) dalam melakukan pekerjaan mereka. Kepemimpinan dalam suatu organisasi terjadi kerena adanya interaksi antar tiga komponen penting, yaitu manajer, karyawan dan situasi atau kondisi lingkungan kerja tertentu.


1. Teori X dan Y
Salah satu model perilaku kepemimpinan adalah Teori X dan Y yang dikemukakan oleh Douglas McGregor. Teori X danY didasarkan pada berbagai asumsi tetang para karyawan/pegawai dan bagaimana memotifasi mereka.
Asumsi yang dikembangkan dalam teori X pada dasarnya cenderung negative dan gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam suatu organisasi adalah gaya kepemimpinan petunjuk (directive leader style). Gaya kepemimpinan petunjuk sangatlah tepat diterapkan manakala karyawan yang menjadi bawahannya tersebut cenderung pasif, malas bekerja, tidak kreatif, dan inovatif.
Sementara itu, asumsi yang dikembangkan dalam teori Y pada dasarnya cenderung positif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan adalah gaya kepemimpinan partisipatif (participative leader ship). Dalam teori Y diasumsikan bahwa karyawan cenderung berperilaku positif.
Ringkasnya dalam teori X dan Y Douglas McGregor berusaha mengungkapkan bagaimana perilaku karyawan dalam bekerja dan sekaligus bagaimana gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam situasi lingkungan kerja yang berbeda, termasuk bagaimana komunikasi antarpribadi (manajer dan bawahan) tersubut dikembangkan dalam lingkungan kerjanya.

2. Empat Gaya Kepemimpinan
Menurut Ludlow dan Panton, terdapat empat gaya kepemimpinan yaitu:
a. Pengarahan (directing)
Gaya kepemimpinan pengaraha tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana para karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menjalankan tugas tertentu. Disamping itu, tugas pekerjaan yang harus diselesaikan cenderung komplek dan rumit.
b. Pembekalan (waching)
Gaya kepemimpinan pembekalan tepat digunakan pada situasi dimana para karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaan. Di samping itu, para karyawan memiliki motifasi yang cukup tinggi dalam menyelesaikan setiap pekerjaannya.

c. Dukungan (supporting)
Gaya kepemimpinian dukungan tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana para karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubugan yang baik dengan seorang manajer.
d. Pendelegasian (delegating)
Gaya kepemimpinan pendelegasian tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana para karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka layak untuk menerima pendelegasian tugas dari manajer.

3. Gaya Kepemimpinan Situasional
Gaya kepemimpinan situasional adalah gaya kepemimpinan yang dapat berubah seiring dengan dinamika yang berkembang dalam diri para karyawan. Ada tiga kemampuan/ketrampilan penting yang perlu diperhatikan dalam menetapkan kepemimpinan situasional:
a. Keterampilan Analisi (Analytical skill)
Keterampilan analisis merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer dalam melakukan evaluasi atau penilaian kerja bawahan (karyawan) dalam melaksanakan pekerjaan mereka.
b. Keterampilan Fleksibilitas
Penerapan gaya kepemimpinan kadang kala diterapkan secara kaku, tetapi dapat juga diterapkan secara luwes tergantung pada situasi dan kondisi yang ada. Keterampilan fleksibilitas merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manjer dalam menerapkan gaya kepemimpinan dalam situasi dan kondisi yang tepat berdasarkan analisis yang tepat pula.
c. Keterampilan Komunikasi
Keterampilan komunikasi merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer untuk menyampaikan ide atau gagasannya kepada bawahannya.


4. Kepemimpinan Inti
Menurut Hellriegel dan Slocum,seorang manajer yang dinamis harus memiliki lima kemampuan yang dikenal sebagai keahlian kepemimpinan inti (core leadership skills) :
a. Pemberdayaan
Pembserdayaan pada dasarnya merupakan kemampuan seorang manajer untuk berbagi pengaruh dan kendali (control) dengan para karyawannya
b. Intuisi
Menurut Griffin (2002),intuisi adalah keyakinan bawaan dalam diri seeorang mengenai sesuatu tanpa pertimbangan dasar. Dalam pengambilan keputusan seorang manajer mendasarkan pada rasionalitas dan logika.
c. Pemahaman Diri
Pemahaman diri pada dasarnya merupakan kemampuan untuk mengenal diri sendiri, baik kekuatan maupun kelemahannya. Seorang manajer harus mampu menilai apa saja kekuatan yang dimilikinya dan kelemahan yang ada pada dirinnya.
d. Visi
Secara umum, visi merupakan kemampuan untuk berimajinasi pada situasi yang berbeda dan situasi yang lebih baik dengan cara bagaimana mencapainya.
e. Kesesuaian Nilai (value congruence)
Merupakan kemampuan untuk memahami dan memadukan prinsip-prinsip organisasi dengan nilai-nilai karyawan.ketidaksesuaian antar keduanya akan berdampak pada terganggunya kelancaran kegiatan operasioanal suatua organisasi perusahaan.






D. Kebutuhan Manusia
Berbagai macam teori yang mengupas secara tuntas fenomena tentang aneka kebutuhan hidup manusia adalah :
1. Kebutuhan Fisiologis (Physiological needs¬)
Kebutuhan fisiologis merupakan kebutuhan tingkat pertama dan utama bagi mempertahankan hidup dan kehidupan manusia (survival), misalnya kebutuhan akan makan, minum, pakaian, dan perumahan. Kebutukan ini merupakan kebutuhan hidup manusia yang paling dasar, dan setiap manusia memerlukannya tanpa kecuali.
2. Kebutuhan Keamanan
Setelah kebutuhan dasar dapat terpenuhi, maka manusia berupaya untuk dapat memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi yaitu kebutuhan rasa aman dan nyaman (safety needs), selamat dari segala macam marabahaya yang akan menimpa manusia.
3. Kebutuhan Social
Kebutuhan social berkaitan dengan kegiatan kemasyarakatan, bagaimana seseorang berinteraksi dengan orang lain didalam suatu kehidupan bermasyarakat.
4. Kebutuhan Status
Kebutuhan manusia akan status berkaitan dengan pengakuan, penghargaan, kedudukan tingkat social di masyarakat. Manusia ingin dihargai, diakuai, dan dinilai segala kegiatannya dalam masyarakat.
5. Kebutuhan Aktualisasi Diri
Kebutuhan aktualisasi diri (self-actualizations) merupakan tingkatan kebutuhan yang tertinggi menurut Abraham Maslow. Dalam hal ini yang ditekankan adalah bagaimana seseorang mampu mengaktualisasikan dirinya dalam berbagai kegiatan yang mampu menumbuhkan suatu kreatifitas, inovasi-inovasi baru, maupun mampu menunjukan sikap kearifan dan kebijaksanaan dalam mengambil suatu keputusan-keputusan penting dalam suatu organisasi.
E. Mendengarkan Sebagai Keahlian Antarpribadi
Setiap individu memiliki berbagai macam tujuan ketika mendengarkan sesuatu, antara lain berinteraksi dengan orang lain, menerima informasi, mengatasi masalah, dan saling berbagi perasaan dengan orang lain.
Mendengarkan menjadi begitu penting sebagaimana berbicara atau berpidato di hadapan audiens. Kebiasaan sebagai pendengar yang efektif akan menghasilkan beberapa hal yang positif, antara lain :
a. Pendengar yang baik akan disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar manusia untuk didengarkan.
b. Kinerja/prestasi kerja karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat dimengerti dengan baik.
c. Umpan balik (feedback) yang akurat dari bawahan akan berdampak positif pada prestasi kerjanya.
d. Manajer dan karyawan akan tehindar dari munculnya kesalahpahaman dalam penyampaian suatu pesan.
e. Pendengar yang baik dapat memisahkan mana fakta dan mana yang sekedar gosip.
f. Pendengar yang baik memiliki kecenderungan membuka ide-ide baru dari pihak lain, sehingga hal ini mendorong berkembangnya kreatifitas.
g. Pendengar yang efektif juga akan dapat menghasilkan prestasi kerja yang baik dan peningkatan kepuasan kerja.
h. Kepuasan kerja meningkat karena mereka tahu apa yang terjadi, kapan mereka mendengar, dan kapan mereka berpartisipasi di dalamnya yang tumbuh dari komunikasi yang baik.

Mengingat betapa pentingnya kebiasaan mendengarkan yang baik, maka ada beberapa saran agar dalam mendengarkan berlangsung secara efektif, antara lain:
a. Perhatikan dengan baik siapa yang berbicara tersebut, mulai dari gerakannya, kontak mata, nada suaranya, dan ekspresi wajahnya. Perhatian Anda tersebut akan dapat membantu pemahaman terhadap apa yang dimaksudkan tersebut.
b. Berikan umpan balik (feedback), seperti apakah mereka sudah mengerti atau belum, apakah ada pertanyaan, atau pernyataan setuju atau tidak setuju terhadap apa yang telah disampaikan tersebut.
c. Mendengarkan membutuhkan waktu, oleh kerena proses komunikasi yang dilakukan secara tatap muka sebagaimana seorang pengirim penerima pesan secara simultan.
d. Gunakan pengetahuan Anda tentang orang yang berbicara tersebut untuk dapat menarik manfaat yang positif bagi Anda.

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. Hubungan Komunikasi
Organisasi adalah kelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan sekelompok masyarakattersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin antar manajer yang satu dengan yag lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan.
1. Peran Manajer
Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajer yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi yaitu:
a. Peran antar pribadi
Seorang manajer dalam suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur, selain berperan sebagai seorang tokoh figur seorang manajer juga harus mampu menampaikan pesan-pesan bisnis dengan baik kepada para karyawan, sehingga pesan yag disampaikan tersebut efektif dan dapat dipahami dengan baik pula.
b. Peran informasional
Peran informasional yaitu peran yang harus dilakukan manajer untuk mengawasi bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan sebelumnya. Selain itu peran manajer menyampaikan informasi yaitu peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawanya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.
c. Peran keputusan
Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsive, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas. Selain itu seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.

2. Kegiatan Pertukaran Informasi
Secara umum komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang untuk saling bertukar informasi;(2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainya.
Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berhubungan dengan pertukaran informasi.
a) Menetapkan tujuan
b) Membuat dan melaksanakan keputusan
c) Mengukur prestasi kerja
d) Merekrut dan mengembangkan staf
e) Pelayanan pelanggan
f) Negosiasi dengan pemasok
g) Memproduksi produk
h) Berinteraksi dengan peraturan yang ada.

B. Pola Komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuan, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antar satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel).
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward communications), komunikasi dari bawah ke atas (bottom up atau upward communications), komunikasi horizontal (horizontal communications), dan komunikasi diagonal (diagonal communications), selain itu akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal.

2. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, oaring-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun ha-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.banyak orang yang lebih percaya desas desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber informasi dalam suatu organisasi.kadang kala mereka tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap informasi yang berasal dari para manajer suatu organisasi.

C. Cara mengelola Informasi
Ada dua hal yang yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi.penjelasanya berikut ini:
1. Penanganan Pesan-Pesan Rutin
Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a. Mengurangi jumlah pesan
Dalam hal ini, seoarang manajer suatu organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan. Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi dan memperoleh perhatian yang seksama.
b. Instruksi yang jelas
Manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang harus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan. Disamping itu, manajer juga seharusnya tetap berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan untuk memberikan umpan balik (feedback) terhadap perkembangan suatu pesan.
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d. Melatih Petugas
Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini paling tidak mencakup preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi.

2. Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis komunikasi disuatu perusahan akan berbeda dengan perusahaan yang lain.namun yang jelas, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitanya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi yaitu:(1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau;(2) katakan apa yang terjadi dan segera. Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil.
Beberapa ahli hubungan masyarakat menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada publik dan para karyawannya. Pada saat yang sama perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikanya.
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:
1) Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
2) Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
3) Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
4) Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
5) Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan hanya dalam pertanyaan tetapi juga dalam tindakan nyata.

D. Meningkatkan keterampilan komunikasi
Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat bergantung pada kepekaan seseorang sebagai komunikator. Keterampilan dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan anda dalam dunia bisnis.
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
a. Membaca
b. Mendengarkan
c. Membuat percakapan menarik
d. Melakukan wawancara
e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
f. Menulis surat, memo, dan laporan

PRESENTASI BISNIS

PRESENTASI BISNIS

A. TUJUAN PRESENTASI BISNIS
Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu:
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindari bentu-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami.
2. Menghibur audiens.
Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan sebagai yang utama.
3. Menyentuh emosi audiens.
Dengan gaya bicara dan intonasi yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens.
4. Memotifasi audiens untuk bertindak sesuatu.
Dalam memotifasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam presentasi.

B. PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS
1. Penguasaan terhadap topic atau materi yang akan dipresentasikan
Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.
2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Berbagai alat Bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector, transparasi, slide, computer, bagan, flip chart, camera video, tape, televisi, dan LCD projector.


3. Menganalisis audiens
Seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata Tanya seperti: apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yng dimaksud sehingga dapat melukukan berbagai persiapan antisipatif.
4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudakan kepada pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut.
C. ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS
1. Papan tulis hitam dan putih (blackboard dan whiteboard)
Keunggulan :
 Fleksibilitas dalam penulisannya
 Kemudahan dalam melakukan koreksi
 Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama
Kelemahan :
 Tulisan tangan sering kali sulit dibaca
 Pembicara menutupi peserta saat menulis
 Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
 Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu
 Spidol sangat mengganggu dan sering mongering sehingga tidak dapat digunakan secara optimal
 Tidak efektif untuk peserta yang lebih dari 15 orang
2. Flip Charts
Keunggulan :
 Fleksibilitas dalam penulisan
 Pembicara dapat mempersiapkan tulisannya sebelum presentasi
 Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya
 Biaya relative murah
 Bisa diletakan dimana saja

Kelemahan :
 Tulisan tangan sering kali sulit dibaca
 Pembicara menutupi peserta saat menulis
 Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
 Mutu kertas yang jelek dan kemungkinaan spidol yang digunakan macet
 Biasanya kertas flip chart hanya digunakan untuk sekali presentasi saja
 Muncul suara brisik saat mengganti lembar kertas
 Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang
3. Transparasi overhead projector
Keunggulan :
 Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi
 Dapat dibuat denga artword dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relative mahal
 Layar tetap jelas meskipun berada dalam ruangan yang terang
Kelemahan :
 Kualitas transparasinya jelek jika teksnya di tulis menggunakan tangan
 Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih
 Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan
 Menimbulkan distorsi gambar mana kala OHP tidak focus
4. Slide
Keunggulan :
 Slide foto warna mudah untuk membuatnya
 Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC (personal computer)
 Dapat memungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya
Kelemahan :
 Proses produksi slide 35 mm memerlukan waktu cukup lama
 Harganya relative mahal
5. Papan tulis elektronik
Keunggulan :
 Fleksibilitas dalam penulisan materi
 Koreksi dapat dilakukan dengan mudah
 Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layer tersebut
 Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan pada peserta
Kelemahan :
 Tulisan tangan
 Peserta seringkali terhalang oleh pembicara saat menulis
 Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu
6. Video cassette recorder (VCR)
Keunggulan :
 Sangat praktis
 Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran
 Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan
Kelemahan :
 Kualitas tampilan lebih rendah jika di proyeksikan dalam layer lebar
 Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan
 Untuk peserta yang relative banyak, sarana video kurang efektif
7. Panel LCD projector
Keunggulan :
 Proyeksi data secara langsung dari PC secara “real time”
 Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya sangat tinggi
 Panel LCD dapat diletakan dibagian atas dari proyektor overhead standar
Kelemahan :
 Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar relative jelek
 Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt
 Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti computer, proyektor overhead, dan LCD.




D. ANALISIS AUDIENS
Dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini:
1. Siapa audiensnya?
Audiens dapat di tinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya.
2. Apa yang diinginkan audiens?
Dengan memahami apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya semaksimal mungkin melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat memuaskan keinginan audiens.
3. Di mana melakukan presentasi?
Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat.
4. Kapan melakukan presentasi?
Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dai akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling yepat untuk melakukan presentasi bisnis tersebut.
5. Mengapa melakukan presentasi?
Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya akan sangat bervariasi antara seoarang dengan orang yang lain.
6. Bagaimana melakukan presentasi?
Dalam melakukan presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata letak meja dan kursi secara khusus untuk diskusi kelompok, atau posisi meja dan kursi diatur searah kedepan.

E. ANALISIS BAHASA TUBUH
1. Ekspresi wajah
Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat memberikan arti senang, sedih, cemberut, atau marah. Wajah dapat mengungkapkan ekspresi dirinya dengan polos.
2. Senyuman
Tidak ada komunikasi yang lebih handal diantara manusia selain senyum. Senyum dapat menghapus beda pendapat, mengobati rasa sakit, memulai hubungan, menyakinkan teman, dan menyanpaikan penghargaan.
3. Kontak mata
Kontak mata yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri profesionalitas pembicara. Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi.
4. Gerakan tangan
Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu pembicara untuk lebih menyakinkan atau memperkuat topic bahasan tertentu.
5. Gerakan bahu
Gerakan bahu pembicara dalam melukukan presentasi bisnis untuk menunjukan kepercayaan diri atau menyerah.
6. Gerakan kepala
Gerakan pembicara bagi pembicara dapat digunakan menunjukan sikap setuju atau menolak sesuatu.
7. Cara berdiri
Dengan posisi berdiri dapat memberikan kebebasan atau keleluasaan pembicara untuk mengekspresikan kemampuannya menyampaikan pesan-pesan bisnis dihadapan audiens.
F. PENINJAUAN LOKASI
Peninjauan lokasi bagi pembicara merepakan salah satu factor penting yang perlu diperhatikan sebelum melakukan presentasi bisnis. Disamping mengetuhui posisi alat Bantu presentasi bisnis, tata letak untuk tempat duduk juga perlu diperhatikan. Selain itu, posisi podium juga perlu diperhatikan apakah menutupi pandangan audiens atau tidak.

G. PERCAYA DIRI
Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorokan tersumbat. Ada beberapa cara untuk mengendalikan hal tersebut.
H. BERLATIH PRESENTASI BISNIS
Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :
1. Identifikasi audiens
2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis
3. Tulislah teks presentasi bisnis dengan lengkap
4. Buatlah rangkuman presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul
5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos