SIKLUS PENGELUARAN.
TUJUAN SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan yang tujuannya adalah:
1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima semua barang yang di pesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
7. Menjamin pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas.
MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimasukkan dalam fungsi ini atau mungkin di masukkan ke dalam fungsi pemasaran. Manejemen persediaan juga termasuk pembelian, penerimaan, penyimpanan. Pembelian berfokus pada pembelian pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan. Penerimaan bertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan.
IMPUT DATA
Sumber data adalah catatan lalau dari kepala departemen, pembeli, pemasok, deparartemen produksi dan lainnya.
Formulir yang dibutuhkan oleh aktivitas pengeluaran yaitu :
1. Permintaan pembelian
2. Order pembeliaan
3. Laporan penerimaan
4. Faktor pemasokr penggeluaran
5. Cek penggeluaran
6. Memorandum debit
7. Formulir pemasok
8. Request for proposal
PENGOLAHAN DATA
Berikut ini prosedur pemprosesan pengeluaran kas. Bangaimanapun system informasi akuntansi tidaklah identik dengan keharusan menggunakan komputer sebagai pemproses. Dalam prosedur pembelian tahapan yang dilakukan yaitu :
1. Penentuaan barang yang dipesan. Dalam bagian ini gudang mengecek apakah barang yang tersedia telah melewati batas titik pemesanan kembali. Apabila ada item yang perlu dipesan maka daftarkan dalam formulir barang yang telah disipkan.
2. Penyiapkan order pembelian. Apabila barang yang dibeli tidak cocok maka pembeli memilih pemasok yang paling cocok dan siap order pembelian.
3. Penerimaan barang yang dipesan. Ketika barang dipesan dating sesuai tidak dengan pesanandan barang yang dating harus sesuai dengan pesanan.
4. Penerimaan faktur dari pemasok. Jika faktur dari pemasok tiba maka yang menangani adalah departemen pembelian.
Dalam prosedur pengeluaran kas, aktiva yang dilakukan adalah menyiapkan vocer utang yang belum dibayar, pembuatan cek, penandatanganan cek, memproses pencatatan penggeluaran kas dan posting nilai kas.
OUTPUT INFORMASI
Daftar dan operasional yang dihasilkan yaitu :
1. Faktur yang berfungsi sebagai daftar faktur yang diterima dari pemasok.
2. Register cek yakni daftar cek yang telah dikeluarkan.
3. Laporan pembelian yang memberi informasi.
4. Laporan faktur pembelian.
5. Laporan status persediaan yang berisikan jumlah barang yang diterima, dikirim dan berada digudang..
6. Laporan pengiriman yang lewat waktu.
LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer. Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1. Dafatr umur piutang.
2. Laporan factor-faktor penting.
3. Analisis penjualan.
4. Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.
LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN.
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana. Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.
PENGENDALIAN INTERN.
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1. Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2. Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3. Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4. Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5. Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6. Semua posting dilakukan dengan tepat.
7. Semua catatan akuntansi, sediaan dan kas adalah aman.
PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Pengendalian organisasional.
2. Dokumentasi pengendalian.
3. Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4. Pengendalian praktek manajemen.
Pengendalian operasi pusat data.
1. Pengendalian otorisasi.
2. Pengendalian akses.
PENGENDALIAN APLIKASI
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1. Pengendalian input.
2. Pengendalian proses.
3. Pengendalian output.
SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1. Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima barang dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7. Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian, penerimaan dan penyimpanan. Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan. Penerima bertanggung jawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya. Berkaitan dengan siklus pengeluaran, tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.
Sabtu, 15 Mei 2010
SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN (SIA)
SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN
Tujuan siklus pendapatan yaitumemfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen.
Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :
1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
7. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen
8. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang.
PEMASARAN ATAU DISTRIBUSI
Fungsi pemasaran/distribusi yaitu :
1) Menentukan dan memuaskan kebutuhan konsumen
2) Menggani aktiva dan mencapai ROI yang diinginkan
Didalam fungsi pemasaran atau distribusi ada beberapa sub unit organisasi yaitu :
1) Manajer utama ditempati oleh wakil derektur pemasaran bertugas untuk mengawasi fungsi-fungsi pemasaran secara umum.
2) Peneliti pasar
3) Pengembangan dan perencanaan produk atau jasa
4) Promosi dan periklanan
5) Penjualan
6) Pelayanan konsumen
KEUANGAN/AKUNTANSI
Sistem keuangan/akuntansi mempunyai tujuan khusus yaitu perencanaan dan pengawasan,data penjualan dan konsumen,pengendaliaan sediaan dan menyediakan informasi tentang kas,penjualan dan konsumen.
BENTUK INPUT
Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.
PEMPROSESAN DATA
Sub system pemprosesan siklus pendapatan ada dua yaitu :
1. Siss back ordertem penerimaan pesanan
Seseorang pegawai menerima pesanan yang dibuat oleh konsumen dan memasukan dalam preformatted screen.Selanjutkan dilakukan validasi data yang dimasukan dan verifikasi sediaan yang tersedia,yang dilanjutkan dengan pengecekan kelayakan kredit konsumen.Setelah proses dilalui maka pesanan dinyatakan diterima.Selanjutnya pegawai mencetak tiga dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada konsumen,picking list untuk gudang dan arsip.
2. Sistem pemprosesan penjualan
Perusahaan harus memfasilitasi proses rektur penjualan,kompensasi penyesuaian harga kerusakan barang atau yang lainnya.Dalam proses sales return dan sales allowances.Disiapkan dokumen kredit memos yang selanjutnya digunakan sebagai sumber input untuk mengurangi akun piutang konsumen.Proses Back Order terjadi kekurangan jumlah sediaan yang di inginkan oleh konsumen dicatat dalam dokumen Back Order.Selanjutnya dokumen tersebut dikiramkan kepada pemasok.
SISTEM PENERIMAAN KAS.
Tiga proses penjualan dasar dalam system penerimaan kas yaitu:
1) Pemabayaran yang dilakukan konsumen.
2) Penyetoran kas
3) Pembukuan penerimaan kas
SISTEM BERBASISKAN-WEB.
Sistem pemrosesan siklus pendapatan yang biasa digunakan adalah e-commerce. Sistem e-commerce memberikan rasa percaya dan keamanan kepada konsumen. Perusahaan yang menerapkan e-commerce akan mendapatkan beberapa keuntungan yaitu:
1) Akses menuju konsumen yang lebih besar.
2) Pemrosesan transaksi lebih cepat dengan kertas kerja yang lebih sedikit.
3) Meningkatnya efisiensi dan efektifitas dengan adanya aspek self-service.
OUTPUT INFORMASI.
Proses akhir dari system pemrosesan adalah laporan yang dibuat dalam proses yang terintegrasi.Laporan ini sangat di butuhkan untuk kelancaran aktifitas operasi perusahaan dan sebagai alat bantu perencanaan dan pengendalian.
LAPORAN DAN DAFTAR OPERASIONAL.
Beberapa laporan dan daftar opersional yang dihasilkan dari sistem pemrosesan siklus pendapatan;
1) Laporan bulanan.
2) Laporan pesanan belum terpenuhi.
3) Register faktur penjualan.
4) Register pengiriman barang.
5) Jurnal penerimaan kas.
6) Register memo kredit.
LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer.Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1) Dafatr umur piutang.
2) Laporan factor-faktor penting.
3) Analisis penjualan.
4) Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.
LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana.Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.
PENGENDALIAN INTERN
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1) Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2) Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3) Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4) Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5) Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6) Semua posting dilakukan dengan tepat.
7) Semua catatan akuntansi,sediaan dan kas adalah aman.
PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Pengenadalian organisasional.
2) Dokumentasi pengendalian.
3) Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4) Pengendalian praktek manajemen.
5) Pengenadalian operasi pusat data.
6) Pengendalian otorisasi.
7) Pengendalian akses.
PENGENDALIAN APLIKASI.
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1) Pengendalian input.
2) Pengendalian proses.
3) Pengendalian output.
SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Menerima barang dalam kondisi baik.
3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian,penerimaan dan penyimpanan.Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan.Penerimabertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.
KEUANGAN/AKUNTANSI.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.Berkaitan dengan siklus pengeluaran,tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.
Tujuan siklus pendapatan yaitumemfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen.
Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :
1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
7. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen
8. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang.
PEMASARAN ATAU DISTRIBUSI
Fungsi pemasaran/distribusi yaitu :
1) Menentukan dan memuaskan kebutuhan konsumen
2) Menggani aktiva dan mencapai ROI yang diinginkan
Didalam fungsi pemasaran atau distribusi ada beberapa sub unit organisasi yaitu :
1) Manajer utama ditempati oleh wakil derektur pemasaran bertugas untuk mengawasi fungsi-fungsi pemasaran secara umum.
2) Peneliti pasar
3) Pengembangan dan perencanaan produk atau jasa
4) Promosi dan periklanan
5) Penjualan
6) Pelayanan konsumen
KEUANGAN/AKUNTANSI
Sistem keuangan/akuntansi mempunyai tujuan khusus yaitu perencanaan dan pengawasan,data penjualan dan konsumen,pengendaliaan sediaan dan menyediakan informasi tentang kas,penjualan dan konsumen.
BENTUK INPUT
Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.
PEMPROSESAN DATA
Sub system pemprosesan siklus pendapatan ada dua yaitu :
1. Siss back ordertem penerimaan pesanan
Seseorang pegawai menerima pesanan yang dibuat oleh konsumen dan memasukan dalam preformatted screen.Selanjutkan dilakukan validasi data yang dimasukan dan verifikasi sediaan yang tersedia,yang dilanjutkan dengan pengecekan kelayakan kredit konsumen.Setelah proses dilalui maka pesanan dinyatakan diterima.Selanjutnya pegawai mencetak tiga dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada konsumen,picking list untuk gudang dan arsip.
2. Sistem pemprosesan penjualan
Perusahaan harus memfasilitasi proses rektur penjualan,kompensasi penyesuaian harga kerusakan barang atau yang lainnya.Dalam proses sales return dan sales allowances.Disiapkan dokumen kredit memos yang selanjutnya digunakan sebagai sumber input untuk mengurangi akun piutang konsumen.Proses Back Order terjadi kekurangan jumlah sediaan yang di inginkan oleh konsumen dicatat dalam dokumen Back Order.Selanjutnya dokumen tersebut dikiramkan kepada pemasok.
SISTEM PENERIMAAN KAS.
Tiga proses penjualan dasar dalam system penerimaan kas yaitu:
1) Pemabayaran yang dilakukan konsumen.
2) Penyetoran kas
3) Pembukuan penerimaan kas
SISTEM BERBASISKAN-WEB.
Sistem pemrosesan siklus pendapatan yang biasa digunakan adalah e-commerce. Sistem e-commerce memberikan rasa percaya dan keamanan kepada konsumen. Perusahaan yang menerapkan e-commerce akan mendapatkan beberapa keuntungan yaitu:
1) Akses menuju konsumen yang lebih besar.
2) Pemrosesan transaksi lebih cepat dengan kertas kerja yang lebih sedikit.
3) Meningkatnya efisiensi dan efektifitas dengan adanya aspek self-service.
OUTPUT INFORMASI.
Proses akhir dari system pemrosesan adalah laporan yang dibuat dalam proses yang terintegrasi.Laporan ini sangat di butuhkan untuk kelancaran aktifitas operasi perusahaan dan sebagai alat bantu perencanaan dan pengendalian.
LAPORAN DAN DAFTAR OPERASIONAL.
Beberapa laporan dan daftar opersional yang dihasilkan dari sistem pemrosesan siklus pendapatan;
1) Laporan bulanan.
2) Laporan pesanan belum terpenuhi.
3) Register faktur penjualan.
4) Register pengiriman barang.
5) Jurnal penerimaan kas.
6) Register memo kredit.
LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer.Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1) Dafatr umur piutang.
2) Laporan factor-faktor penting.
3) Analisis penjualan.
4) Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.
LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana.Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.
PENGENDALIAN INTERN
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1) Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2) Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3) Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4) Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5) Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6) Semua posting dilakukan dengan tepat.
7) Semua catatan akuntansi,sediaan dan kas adalah aman.
PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Pengenadalian organisasional.
2) Dokumentasi pengendalian.
3) Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4) Pengendalian praktek manajemen.
5) Pengenadalian operasi pusat data.
6) Pengendalian otorisasi.
7) Pengendalian akses.
PENGENDALIAN APLIKASI.
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1) Pengendalian input.
2) Pengendalian proses.
3) Pengendalian output.
SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Menerima barang dalam kondisi baik.
3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian,penerimaan dan penyimpanan.Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan.Penerimabertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.
KEUANGAN/AKUNTANSI.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.Berkaitan dengan siklus pengeluaran,tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.
SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN (SIA)
SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN
Tujuan siklus pendapatan yaitumemfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen.
Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :
1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
7. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen
8. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang.
PEMASARAN ATAU DISTRIBUSI
Fungsi pemasaran/distribusi yaitu :
1) Menentukan dan memuaskan kebutuhan konsumen
2) Menggani aktiva dan mencapai ROI yang diinginkan
Didalam fungsi pemasaran atau distribusi ada beberapa sub unit organisasi yaitu :
1) Manajer utama ditempati oleh wakil derektur pemasaran bertugas untuk mengawasi fungsi-fungsi pemasaran secara umum.
2) Peneliti pasar
3) Pengembangan dan perencanaan produk atau jasa
4) Promosi dan periklanan
5) Penjualan
6) Pelayanan konsumen
KEUANGAN/AKUNTANSI
Sistem keuangan/akuntansi mempunyai tujuan khusus yaitu perencanaan dan pengawasan,data penjualan dan konsumen,pengendaliaan sediaan dan menyediakan informasi tentang kas,penjualan dan konsumen.
BENTUK INPUT
Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.
PEMPROSESAN DATA
Sub system pemprosesan siklus pendapatan ada dua yaitu :
1. Siss back ordertem penerimaan pesanan
Seseorang pegawai menerima pesanan yang dibuat oleh konsumen dan memasukan dalam preformatted screen.Selanjutkan dilakukan validasi data yang dimasukan dan verifikasi sediaan yang tersedia,yang dilanjutkan dengan pengecekan kelayakan kredit konsumen.Setelah proses dilalui maka pesanan dinyatakan diterima.Selanjutnya pegawai mencetak tiga dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada konsumen,picking list untuk gudang dan arsip.
2. Sistem pemprosesan penjualan
Perusahaan harus memfasilitasi proses rektur penjualan,kompensasi penyesuaian harga kerusakan barang atau yang lainnya.Dalam proses sales return dan sales allowances.Disiapkan dokumen kredit memos yang selanjutnya digunakan sebagai sumber input untuk mengurangi akun piutang konsumen.Proses Back Order terjadi kekurangan jumlah sediaan yang di inginkan oleh konsumen dicatat dalam dokumen Back Order.Selanjutnya dokumen tersebut dikiramkan kepada pemasok.
SISTEM PENERIMAAN KAS.
Tiga proses penjualan dasar dalam system penerimaan kas yaitu:
1) Pemabayaran yang dilakukan konsumen.
2) Penyetoran kas
3) Pembukuan penerimaan kas
SISTEM BERBASISKAN-WEB.
Sistem pemrosesan siklus pendapatan yang biasa digunakan adalah e-commerce. Sistem e-commerce memberikan rasa percaya dan keamanan kepada konsumen. Perusahaan yang menerapkan e-commerce akan mendapatkan beberapa keuntungan yaitu:
1) Akses menuju konsumen yang lebih besar.
2) Pemrosesan transaksi lebih cepat dengan kertas kerja yang lebih sedikit.
3) Meningkatnya efisiensi dan efektifitas dengan adanya aspek self-service.
OUTPUT INFORMASI.
Proses akhir dari system pemrosesan adalah laporan yang dibuat dalam proses yang terintegrasi.Laporan ini sangat di butuhkan untuk kelancaran aktifitas operasi perusahaan dan sebagai alat bantu perencanaan dan pengendalian.
LAPORAN DAN DAFTAR OPERASIONAL.
Beberapa laporan dan daftar opersional yang dihasilkan dari sistem pemrosesan siklus pendapatan;
1) Laporan bulanan.
2) Laporan pesanan belum terpenuhi.
3) Register faktur penjualan.
4) Register pengiriman barang.
5) Jurnal penerimaan kas.
6) Register memo kredit.
LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer.Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1) Dafatr umur piutang.
2) Laporan factor-faktor penting.
3) Analisis penjualan.
4) Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.
LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana.Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.
PENGENDALIAN INTERN
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1) Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2) Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3) Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4) Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5) Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6) Semua posting dilakukan dengan tepat.
7) Semua catatan akuntansi,sediaan dan kas adalah aman.
PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Pengenadalian organisasional.
2) Dokumentasi pengendalian.
3) Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4) Pengendalian praktek manajemen.
5) Pengenadalian operasi pusat data.
6) Pengendalian otorisasi.
7) Pengendalian akses.
PENGENDALIAN APLIKASI.
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1) Pengendalian input.
2) Pengendalian proses.
3) Pengendalian output.
SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Menerima barang dalam kondisi baik.
3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian,penerimaan dan penyimpanan.Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan.Penerimabertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.
KEUANGAN/AKUNTANSI.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.Berkaitan dengan siklus pengeluaran,tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.
Tujuan siklus pendapatan yaitumemfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen.
Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :
1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
7. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen
8. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang.
PEMASARAN ATAU DISTRIBUSI
Fungsi pemasaran/distribusi yaitu :
1) Menentukan dan memuaskan kebutuhan konsumen
2) Menggani aktiva dan mencapai ROI yang diinginkan
Didalam fungsi pemasaran atau distribusi ada beberapa sub unit organisasi yaitu :
1) Manajer utama ditempati oleh wakil derektur pemasaran bertugas untuk mengawasi fungsi-fungsi pemasaran secara umum.
2) Peneliti pasar
3) Pengembangan dan perencanaan produk atau jasa
4) Promosi dan periklanan
5) Penjualan
6) Pelayanan konsumen
KEUANGAN/AKUNTANSI
Sistem keuangan/akuntansi mempunyai tujuan khusus yaitu perencanaan dan pengawasan,data penjualan dan konsumen,pengendaliaan sediaan dan menyediakan informasi tentang kas,penjualan dan konsumen.
BENTUK INPUT
Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.
PEMPROSESAN DATA
Sub system pemprosesan siklus pendapatan ada dua yaitu :
1. Siss back ordertem penerimaan pesanan
Seseorang pegawai menerima pesanan yang dibuat oleh konsumen dan memasukan dalam preformatted screen.Selanjutkan dilakukan validasi data yang dimasukan dan verifikasi sediaan yang tersedia,yang dilanjutkan dengan pengecekan kelayakan kredit konsumen.Setelah proses dilalui maka pesanan dinyatakan diterima.Selanjutnya pegawai mencetak tiga dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada konsumen,picking list untuk gudang dan arsip.
2. Sistem pemprosesan penjualan
Perusahaan harus memfasilitasi proses rektur penjualan,kompensasi penyesuaian harga kerusakan barang atau yang lainnya.Dalam proses sales return dan sales allowances.Disiapkan dokumen kredit memos yang selanjutnya digunakan sebagai sumber input untuk mengurangi akun piutang konsumen.Proses Back Order terjadi kekurangan jumlah sediaan yang di inginkan oleh konsumen dicatat dalam dokumen Back Order.Selanjutnya dokumen tersebut dikiramkan kepada pemasok.
SISTEM PENERIMAAN KAS.
Tiga proses penjualan dasar dalam system penerimaan kas yaitu:
1) Pemabayaran yang dilakukan konsumen.
2) Penyetoran kas
3) Pembukuan penerimaan kas
SISTEM BERBASISKAN-WEB.
Sistem pemrosesan siklus pendapatan yang biasa digunakan adalah e-commerce. Sistem e-commerce memberikan rasa percaya dan keamanan kepada konsumen. Perusahaan yang menerapkan e-commerce akan mendapatkan beberapa keuntungan yaitu:
1) Akses menuju konsumen yang lebih besar.
2) Pemrosesan transaksi lebih cepat dengan kertas kerja yang lebih sedikit.
3) Meningkatnya efisiensi dan efektifitas dengan adanya aspek self-service.
OUTPUT INFORMASI.
Proses akhir dari system pemrosesan adalah laporan yang dibuat dalam proses yang terintegrasi.Laporan ini sangat di butuhkan untuk kelancaran aktifitas operasi perusahaan dan sebagai alat bantu perencanaan dan pengendalian.
LAPORAN DAN DAFTAR OPERASIONAL.
Beberapa laporan dan daftar opersional yang dihasilkan dari sistem pemrosesan siklus pendapatan;
1) Laporan bulanan.
2) Laporan pesanan belum terpenuhi.
3) Register faktur penjualan.
4) Register pengiriman barang.
5) Jurnal penerimaan kas.
6) Register memo kredit.
LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer.Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1) Dafatr umur piutang.
2) Laporan factor-faktor penting.
3) Analisis penjualan.
4) Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.
LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana.Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.
PENGENDALIAN INTERN
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1) Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2) Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3) Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4) Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5) Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6) Semua posting dilakukan dengan tepat.
7) Semua catatan akuntansi,sediaan dan kas adalah aman.
PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Pengenadalian organisasional.
2) Dokumentasi pengendalian.
3) Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4) Pengendalian praktek manajemen.
5) Pengenadalian operasi pusat data.
6) Pengendalian otorisasi.
7) Pengendalian akses.
PENGENDALIAN APLIKASI.
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1) Pengendalian input.
2) Pengendalian proses.
3) Pengendalian output.
SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Menerima barang dalam kondisi baik.
3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian,penerimaan dan penyimpanan.Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan.Penerimabertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.
KEUANGAN/AKUNTANSI.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.Berkaitan dengan siklus pengeluaran,tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.
TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI
I. ORGANISASI FUNGSI SISTEM INFORMASI
LOKASI FUNGSI SISTEM
Tanggung jawab sistem secara tradisional dibebankan kepada fungsi akuntansi. Pengembangan yang paling konservatif adalah ditempatkannya fungsi tersebut dibawah wakil direktur keuangan dan level manajer yang sama sebagai controller. Alternatif pengembangan lain adalah dengan menempatkan fungsi sistem di bawah direktur jasa administrasi.
STRUKTUR INTERN FUNGSI SISTEM INFORMASI
1. Manajer sistem informasi, sebagai pimpinan fungsi sistem informasi, manajer informasi membantu menyusun tujuan sistem, melakukan perencanaan sistem jangka panjang dan melakukan pengembangan sistem dan aktivitas fungsi operasi. Juga mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer kunci dan staff, serta mengangkat dan melatih manajer baru bila diperlukan.
2. Staff
- Staff Perencanaan
- Staff Teknis
- Staff Personalia
3. Steering Committee, dinamakan kelompok pengembangan sistem informasi yang menyediakan keseluruhan petunjuk dalam pengembangab sistem. Me-review dan menyetujui recana sistem jangka panjang, menambah hardware/software, menentukan prioritas yang berhubungan dengan proyek pengembangan sistem, mengontrol kemajuan proyek sistem dan memonitor kinerja fungsi.
4. Manajer Pengembangan Sistem
5. Manajer Aplikasi
6. Manajer Pusat Informasi
7. Manajer Jasa Teknisi
8. Administrator Database. Mempunyai 3 tanggung jawab.
9. Auditor Intern, mengontrol sistem informasi yang diimplementasikan.
INTERAKSI DENGAN FUNGSI AKUNTANSI
Berhubungan erat dengan fungsi sistem informasi. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menjaga hubungan ini adalah :
1. Menempatkan kontroler dan manajer sistem informasi pada steering committee.
2. Menempatkan akuntan pada tim proyek sistem.
3. Menempatkan orang yang mempunyai pengetahuan akuntansi dan teknologi informasi sebagai koordinasi antara fungsi akuntansi dan sistem informasi.
4. Membentuk grup audit internal yang stafnya akuntan dan auditor berorientasi sistem.
5. Membentuk grup pengendalian data dalam departemen akuntansi.
II. PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM
PENDEKATAN TOP-DOWN VERSUS BOTTOM-UP
Pendekatan top-down dimulai pada organisasi atas dengan keseluruhan tujuan dan strategi. Keputusan yang ada diidentifikasikan untuk menentukan informasi yang dibutuhkan. Top-down keseluruhan tujuan dan strategi dimulai dari atas organisasi. Keputusan diidentifikasi untuk menentukan kebutuhan informasi. Pendekatan ini sesuai untuk pengembangan sistem berorientasi keputuan seperti decision support systems, executive information systems dan expert systems.
Pendekatan bottom-up dimulai dari bawah organisasi. Fokus pada sistem aplikasi dan operasi individu. Sesuai untuk pengembangan sistem pemrosesan transaksi.
PENDEKATAN IN-HOUSE VERSUS OUTSOURCING
Sistem pengembangan in-house adalah pendekatan outsourcing. Outsourcing melibatkan semua aktivitas yang membutuhkan hardware dan software dan pegawai sistem. Pendekatan in-house, aktivitas sistem informasi ditangani oleh pihak intern perusahaan. Outsourcing ini dapat menjadi pendekatan yang atraktif.
Keuntungan outsourcing ini adalah :
1. Menghilangkan masalah yang berhubungan dengan frustasi yang disebabkan oleh manajemen sistem informasi.
2. Menghilangkan atau mengurangi capital untuk fasilitas komputer dan
3. Dapat mengurangi costs operasi sistm informasi.
Kelemahan pendekatan ini adalah :
1. Perusahaan kehilangan tingkat pengendalian atas sistem informasi.
2. Perusahaan tidak dapat mengembangkan in-house expertise dalam manajemen sistem informasi.
3. Dalam jangka panjang pendekatan ini tidak dapat merespon perubahan kondisi dan sulit untuk memecahkannya
PENDEKATAN REENGINEERING
Memfokuskan pada proses operasional perusahaan. Melakukan pandangan revolusioner yang berhubungan dengan mengapa proses diperlukan daripada bagaimana proses ini dilakukan. Berubah secara radikal.
PENDEKATAN PROTOTYPING
Bersifat revolusioner. Merupakan suatu proses pembelajaran dalam pengembangan sistem. Memberikan perkiraan kasar mengenai desain akhir yang diharapkan. Manfaatnya adalah sistem desain terbaru dapat dilakukan dengan segera.
III. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SITEM
Ada 3 alasan perlunya pengembangan sitem yang berkelanjutan :
1. Adanya perubahan yang tak dapat dihindari baik dalam perusahaan maupun lingkungan perusahaan.
2. Munculnya kelemahan. Manajer baru dapat diangkat untuk memberikan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Kelemahan ini dapat diatasi melalui perbaikan sistem informasi.
3. Perbaikan dalam teknologi informasi dapat mengubah dengan segera hardware dan software komputer yang usang.
IV. PERENCANAAN SISTEM
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI
Merupakan pedoman menyeluruh dalam proyek sistem yang direncanakan dan dikembangkan. Memudahkan peusahaan untuk menghindari biaya pengembangan sistem informasi yang terlalu mahal. Tujuan dari perencanaan sistem strategi adalah :
1. Mengintegrasikan pengembangan sistem informasi dengan proses perencanaan keseluruhan perusahaan.
2. Menjamin pengembangan proyek sistem yang rapi, melakukan efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia.
3. Mengakui prioritas perubahan dan munculnya kondisi baru sebagaimana kenaikan permintaan informasi.
4. Melakukan perbaikan dalam teknologi informasi sebagai hal yang relevan pada kebutuhan perusahaan dan mendapatkan manfaat yang lebih besar dari costs.
Ada 5 tahap dalam perencanaan sistem strategi :
1. Mendapatkan dukungan dari manajemen puncak, yang dimulai dari manajemen puncak.
2. Membentuk steering committee
3. Mengklarifikasi tujuan dan mengidentifikasi hambatan-hambatan sistem informasi.
4. Menyiapkan rencana sistem strategik yang diikuti dengan pengklarifikasian tujuan dan kebijakan.
5. Perencanaan yang disetujui oleh manajemen puncak.
PERENCANAAN PROYEK SISTEM
Proyek sistem ini dilakukan melalui perencanaan sistem strategik. Tahap pendefinisian proyek dan permulaan proyek.
Tahap pendefinisian proyek :
1. Identifikasi proyek yang mungkin
2. Melakukan investigasi awal
3. Menentukan prioritas proyek.
4. Menyiapkan proposal proyek.
5. Mengirim proposal tersebut kepada manajemen puncak untuk mendapat persetujuan.
Tahap permulaan proyek :
1. Menginformasikan manajer dan karyawan proyek sistem.
2. Membentuk tim proyek.
3. Melatih personel yang terkait.
4. Menentukan pengendalian proyek.
V. ANALISIS SISTEM
Untuk mensurvei sistem informasi sekarang dan untuk menentukan apa yang diperlukan untuk menciptakan sistem yang baik.
Tahap analisis sistem meliputi :
1. Survei sistem yang ada.
2. Analisis temuan survei.
3. Identifikasi kebutuhan sistem.
4. Identifikasi kebutuhan informasi.
5. Penyusunan laporan analisis sistem.
DESAIN SISTEM
Dalam tahap desain, tugas pendesain adalah mempertimbangkan ciri sistem yang baik yang memenuhi syarat sesuai dengan keadaan perusahaan. Proses desain sistem meliputi :
1. Desain konseptual
2. desain detil
Langkah dalam tahap ini terdiri dari pengevaluasian alternatif desain, penyiapan spesifikasi desain konseptual dan mendapatkan persetujuan atas desain tersebut.
PERSIAPAN SPESIFIKASI DESAIN
Spesifikasi secara umum dikelompakkan dalam komponen sistem informasi, yaitu: input data, prosedur pemrosesan data, database, pengendalian data dan ukuran keamanan dan output informasi. Kalau ada 2 alternatif desain maka dilakukan screening.
VI. PEMILIHAN SISTEM
PILIHAN MEMPEROLEH SISTEM
Manfaat dan kekurangannya, antara lain :
1. Purchasing Versus Leasing.
2. Single Vendors Versus Multiple Vendors.
3. In-house Systems Versus Outsourcing Computing Services.
4. In-house Software Development Versus Commercial Software Packages.
PENGEVALUASIAN PROPOSAL.
Langkah pertama yang diambil adalah me-review proposal untuk menjamin respon atas spesifikasi dan permintaan yang diusulkan.Ada beberapa tekhnik untuk mengevaluasi produk dari pemaok yaitu:
1. Bencmark Problem Technique.Manfaat tekhnik ini adalah untuk menunjukkan hard ware dan soft ware yang digunakan digunakan dalam keadaan tertentu.
2. Simulation Model technique.Tekhnik ini berguna khususnya dalam mengevaluasi sitem computer real-time on-line.
3. Weight-rating Analiys Technique,Merupakan cara yang murah dalam mengevaluasi faktor yang relevan.
VIII.IMPLEMENTASI SISTEM.
Pengimplementasian desain adalah sitem informasi yang baru terdiri dari tiga tahap yaitu:
1. melakukan aktifitas pendahuluan.
2. Melakukan aktivitas sistem operasional
3. Melakukan tindak lanjut dan evaluasi.
AKTIVITAS PENDAHULUAN.
Tindakan sebelum memulai aktivitas pengimplementasian adalah:
1. Menentukan rencana dan control pengimplementasian,meliputi anggaran biaya,jadwal dan,rencana kerja sedangkan kontrol proyek meliputi melakukan pertemuan untuk review dan membuat laporan periodik.
2. Memahami prilaku yang ada.Karena sistem informasi baru akan dilakukan dan di operasikan maka harus dipahami prilaku orang-orang yang terlibat.
3. Me-review organisasi tim proyek.Tahap implementasi lebih memerlukan keahlian manajerial dari pada tekhnik.
4. Melengkapi sumber daya sistem yang dipilih.
AKTIVITAS PENGIMPLEMENTASIAN.
Aktivitas yang dilakukan dalam pengimplementasian sistem dapat bervariasi dari proyek ke proyek.Ada empat pendekatan untuk melakukan operasionalisasi istm yaitu:
1. Direct Conversion Approach.Sistem baru segera diterapkan setelah semua aktivitas pengimplementasian telah dilengkapi.
2. Parallel Operation Approach.Sistem sekarang dan sistem baru dioperasikan bersama-bersamadan output yang dihasilkan kedua sistem tersebut dibandingkan.
3. Modular Conversion Approach.Pendekatan ini disebut Pilot Approach.Pendekatan ini terdiri dari pengujian dan konversi sistem pada lokasi tertentu sebagai Pilot proyek.
4. Phased Conversion Approach.Pendekatan ini terdiri dari perubahan sistem atas segman sistem baru sampai keseluruhan sistem opersional yang dioperasikan.
INFORMASI AKUNTANSI
I. ORGANISASI FUNGSI SISTEM INFORMASI
LOKASI FUNGSI SISTEM
Tanggung jawab sistem secara tradisional dibebankan kepada fungsi akuntansi. Pengembangan yang paling konservatif adalah ditempatkannya fungsi tersebut dibawah wakil direktur keuangan dan level manajer yang sama sebagai controller. Alternatif pengembangan lain adalah dengan menempatkan fungsi sistem di bawah direktur jasa administrasi.
STRUKTUR INTERN FUNGSI SISTEM INFORMASI
1. Manajer sistem informasi, sebagai pimpinan fungsi sistem informasi, manajer informasi membantu menyusun tujuan sistem, melakukan perencanaan sistem jangka panjang dan melakukan pengembangan sistem dan aktivitas fungsi operasi. Juga mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer kunci dan staff, serta mengangkat dan melatih manajer baru bila diperlukan.
2. Staff
- Staff Perencanaan
- Staff Teknis
- Staff Personalia
3. Steering Committee, dinamakan kelompok pengembangan sistem informasi yang menyediakan keseluruhan petunjuk dalam pengembangab sistem. Me-review dan menyetujui recana sistem jangka panjang, menambah hardware/software, menentukan prioritas yang berhubungan dengan proyek pengembangan sistem, mengontrol kemajuan proyek sistem dan memonitor kinerja fungsi.
4. Manajer Pengembangan Sistem
5. Manajer Aplikasi
6. Manajer Pusat Informasi
7. Manajer Jasa Teknisi
8. Administrator Database. Mempunyai 3 tanggung jawab.
9. Auditor Intern, mengontrol sistem informasi yang diimplementasikan.
INTERAKSI DENGAN FUNGSI AKUNTANSI
Berhubungan erat dengan fungsi sistem informasi. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menjaga hubungan ini adalah :
1. Menempatkan kontroler dan manajer sistem informasi pada steering committee.
2. Menempatkan akuntan pada tim proyek sistem.
3. Menempatkan orang yang mempunyai pengetahuan akuntansi dan teknologi informasi sebagai koordinasi antara fungsi akuntansi dan sistem informasi.
4. Membentuk grup audit internal yang stafnya akuntan dan auditor berorientasi sistem.
5. Membentuk grup pengendalian data dalam departemen akuntansi.
II. PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM
PENDEKATAN TOP-DOWN VERSUS BOTTOM-UP
Pendekatan top-down dimulai pada organisasi atas dengan keseluruhan tujuan dan strategi. Keputusan yang ada diidentifikasikan untuk menentukan informasi yang dibutuhkan. Top-down keseluruhan tujuan dan strategi dimulai dari atas organisasi. Keputusan diidentifikasi untuk menentukan kebutuhan informasi. Pendekatan ini sesuai untuk pengembangan sistem berorientasi keputuan seperti decision support systems, executive information systems dan expert systems.
Pendekatan bottom-up dimulai dari bawah organisasi. Fokus pada sistem aplikasi dan operasi individu. Sesuai untuk pengembangan sistem pemrosesan transaksi.
PENDEKATAN IN-HOUSE VERSUS OUTSOURCING
Sistem pengembangan in-house adalah pendekatan outsourcing. Outsourcing melibatkan semua aktivitas yang membutuhkan hardware dan software dan pegawai sistem. Pendekatan in-house, aktivitas sistem informasi ditangani oleh pihak intern perusahaan. Outsourcing ini dapat menjadi pendekatan yang atraktif.
Keuntungan outsourcing ini adalah :
1. Menghilangkan masalah yang berhubungan dengan frustasi yang disebabkan oleh manajemen sistem informasi.
2. Menghilangkan atau mengurangi capital untuk fasilitas komputer dan
3. Dapat mengurangi costs operasi sistm informasi.
Kelemahan pendekatan ini adalah :
1. Perusahaan kehilangan tingkat pengendalian atas sistem informasi.
2. Perusahaan tidak dapat mengembangkan in-house expertise dalam manajemen sistem informasi.
3. Dalam jangka panjang pendekatan ini tidak dapat merespon perubahan kondisi dan sulit untuk memecahkannya
PENDEKATAN REENGINEERING
Memfokuskan pada proses operasional perusahaan. Melakukan pandangan revolusioner yang berhubungan dengan mengapa proses diperlukan daripada bagaimana proses ini dilakukan. Berubah secara radikal.
PENDEKATAN PROTOTYPING
Bersifat revolusioner. Merupakan suatu proses pembelajaran dalam pengembangan sistem. Memberikan perkiraan kasar mengenai desain akhir yang diharapkan. Manfaatnya adalah sistem desain terbaru dapat dilakukan dengan segera.
III. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SITEM
Ada 3 alasan perlunya pengembangan sitem yang berkelanjutan :
1. Adanya perubahan yang tak dapat dihindari baik dalam perusahaan maupun lingkungan perusahaan.
2. Munculnya kelemahan. Manajer baru dapat diangkat untuk memberikan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Kelemahan ini dapat diatasi melalui perbaikan sistem informasi.
3. Perbaikan dalam teknologi informasi dapat mengubah dengan segera hardware dan software komputer yang usang.
IV. PERENCANAAN SISTEM
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI
Merupakan pedoman menyeluruh dalam proyek sistem yang direncanakan dan dikembangkan. Memudahkan peusahaan untuk menghindari biaya pengembangan sistem informasi yang terlalu mahal. Tujuan dari perencanaan sistem strategi adalah :
1. Mengintegrasikan pengembangan sistem informasi dengan proses perencanaan keseluruhan perusahaan.
2. Menjamin pengembangan proyek sistem yang rapi, melakukan efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia.
3. Mengakui prioritas perubahan dan munculnya kondisi baru sebagaimana kenaikan permintaan informasi.
4. Melakukan perbaikan dalam teknologi informasi sebagai hal yang relevan pada kebutuhan perusahaan dan mendapatkan manfaat yang lebih besar dari costs.
Ada 5 tahap dalam perencanaan sistem strategi :
1. Mendapatkan dukungan dari manajemen puncak, yang dimulai dari manajemen puncak.
2. Membentuk steering committee
3. Mengklarifikasi tujuan dan mengidentifikasi hambatan-hambatan sistem informasi.
4. Menyiapkan rencana sistem strategik yang diikuti dengan pengklarifikasian tujuan dan kebijakan.
5. Perencanaan yang disetujui oleh manajemen puncak.
PERENCANAAN PROYEK SISTEM
Proyek sistem ini dilakukan melalui perencanaan sistem strategik. Tahap pendefinisian proyek dan permulaan proyek.
Tahap pendefinisian proyek :
1. Identifikasi proyek yang mungkin
2. Melakukan investigasi awal
3. Menentukan prioritas proyek.
4. Menyiapkan proposal proyek.
5. Mengirim proposal tersebut kepada manajemen puncak untuk mendapat persetujuan.
Tahap permulaan proyek :
1. Menginformasikan manajer dan karyawan proyek sistem.
2. Membentuk tim proyek.
3. Melatih personel yang terkait.
4. Menentukan pengendalian proyek.
V. ANALISIS SISTEM
Untuk mensurvei sistem informasi sekarang dan untuk menentukan apa yang diperlukan untuk menciptakan sistem yang baik.
Tahap analisis sistem meliputi :
1. Survei sistem yang ada.
2. Analisis temuan survei.
3. Identifikasi kebutuhan sistem.
4. Identifikasi kebutuhan informasi.
5. Penyusunan laporan analisis sistem.
DESAIN SISTEM
Dalam tahap desain, tugas pendesain adalah mempertimbangkan ciri sistem yang baik yang memenuhi syarat sesuai dengan keadaan perusahaan. Proses desain sistem meliputi :
1. Desain konseptual
2. desain detil
Langkah dalam tahap ini terdiri dari pengevaluasian alternatif desain, penyiapan spesifikasi desain konseptual dan mendapatkan persetujuan atas desain tersebut.
PERSIAPAN SPESIFIKASI DESAIN
Spesifikasi secara umum dikelompakkan dalam komponen sistem informasi, yaitu: input data, prosedur pemrosesan data, database, pengendalian data dan ukuran keamanan dan output informasi. Kalau ada 2 alternatif desain maka dilakukan screening.
VI. PEMILIHAN SISTEM
PILIHAN MEMPEROLEH SISTEM
Manfaat dan kekurangannya, antara lain :
1. Purchasing Versus Leasing.
2. Single Vendors Versus Multiple Vendors.
3. In-house Systems Versus Outsourcing Computing Services.
4. In-house Software Development Versus Commercial Software Packages.
PENGEVALUASIAN PROPOSAL.
Langkah pertama yang diambil adalah me-review proposal untuk menjamin respon atas spesifikasi dan permintaan yang diusulkan.Ada beberapa tekhnik untuk mengevaluasi produk dari pemaok yaitu:
1. Bencmark Problem Technique.Manfaat tekhnik ini adalah untuk menunjukkan hard ware dan soft ware yang digunakan digunakan dalam keadaan tertentu.
2. Simulation Model technique.Tekhnik ini berguna khususnya dalam mengevaluasi sitem computer real-time on-line.
3. Weight-rating Analiys Technique,Merupakan cara yang murah dalam mengevaluasi faktor yang relevan.
VIII.IMPLEMENTASI SISTEM.
Pengimplementasian desain adalah sitem informasi yang baru terdiri dari tiga tahap yaitu:
1. melakukan aktifitas pendahuluan.
2. Melakukan aktivitas sistem operasional
3. Melakukan tindak lanjut dan evaluasi.
AKTIVITAS PENDAHULUAN.
Tindakan sebelum memulai aktivitas pengimplementasian adalah:
1. Menentukan rencana dan control pengimplementasian,meliputi anggaran biaya,jadwal dan,rencana kerja sedangkan kontrol proyek meliputi melakukan pertemuan untuk review dan membuat laporan periodik.
2. Memahami prilaku yang ada.Karena sistem informasi baru akan dilakukan dan di operasikan maka harus dipahami prilaku orang-orang yang terlibat.
3. Me-review organisasi tim proyek.Tahap implementasi lebih memerlukan keahlian manajerial dari pada tekhnik.
4. Melengkapi sumber daya sistem yang dipilih.
AKTIVITAS PENGIMPLEMENTASIAN.
Aktivitas yang dilakukan dalam pengimplementasian sistem dapat bervariasi dari proyek ke proyek.Ada empat pendekatan untuk melakukan operasionalisasi istm yaitu:
1. Direct Conversion Approach.Sistem baru segera diterapkan setelah semua aktivitas pengimplementasian telah dilengkapi.
2. Parallel Operation Approach.Sistem sekarang dan sistem baru dioperasikan bersama-bersamadan output yang dihasilkan kedua sistem tersebut dibandingkan.
3. Modular Conversion Approach.Pendekatan ini disebut Pilot Approach.Pendekatan ini terdiri dari pengujian dan konversi sistem pada lokasi tertentu sebagai Pilot proyek.
4. Phased Conversion Approach.Pendekatan ini terdiri dari perubahan sistem atas segman sistem baru sampai keseluruhan sistem opersional yang dioperasikan.
PEMROSESAN TRANSAKSI DAN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL (SIA)
PEMROSESAN TRANSAKSI DAN
PROSES PENGENDALIAN INTERNAL
Perlunya Pengendalian
Pengendalian dan Eksposur
Eksposur mencakup potensi dampak financial akibat suatu kejadian dikalikan dengan probabilitas terjadinya kejadian tersebut. Eksposur adalah risiko dikalikan konsekuensi financial atas risiko tersebut.
Eksposur Umum
1. Biaya yang terlalu tinggi
Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang yang digunakan dalam organisasi bisa saja terlalu mahal. Cek bisa saja dibayarkan kepada karyawan yang tidak bekerja dengan efektif dan efisien.
2. Pendapatan yang Cacat
Biaya terutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Barang dagangan telah dikirim ke pelanggan tetapi tidak tercatat sehingga tidak ditagih.
3. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva
Aktiva dapat hilang sebagai akibat pencurian, tindakan kekerasan, atau bencana alam. Kas, baha baku, atau peralatan dapat rusak atau salah penempatan.
4. Akuntansi yang Tidak Akurat
Kebijakan dan prosedur akuntansi dapat salah, tidak tepat, atau secara signifikan berbeda dari yang diterima umum. Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan penilaian transaksi, kesalahan waktu pencatatan, atau kesalahan klasifikasi transaksi.
5. Interupsi Bisnis
Interupsi bisnis mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis, penghentian permanen atas operasi suatu bisnis, atau penutupan suatu usaha.
6. Sanksi Hukum
Penghentian kegiatan bisnis bisa saja terjadi sebagai hukuman dari lembaga pemerintah jika perusahaan melakukan perbuatan yang melanggar hukum.
7. Ketidakmampuan untuk bersaing
Ketidakmampuan ini dapat terjadi sebagai akibat kombinasi berbagai eksposur yang telah dibahas sebelumnya dan bia juga sebagai akibat ketidakefektifan keputusan manajemen.
8. Kecurangan dan Pencurian
Kecurangan dan pencurian dapat dilakukan oleh pihak eksternal di luar perusahaan ataupun pihak internal di dalam perusahaan. Biaya yang terlalu tinggi, pendapatan yang cacat, kehilangan aktiva, ketidakakuratan catatan akuntansi, interupsi bisnis,sanksi hukum, dan ketidakmampuan untuk bersaing, semuanya bisa saja merupakan dampak dari kecurangan dan pencurian.
Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih
Kejahatan kerah putih menggambarkan serangkaian aktivitas illegal yang terjadi sebagai bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Kejahatan kerah putih terjadi pada saat kekayaan perusahaan digunakan menyimpang dari manfaat aktiva yang sesungguhnya.
Ada 3 bentuk kejahatan kerah putih :
1. Kecurangan manajemen
Meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik oleh karyawan atau pihak ketiga di luar perusahaan, atau keduanya.
2. Pelaporan keuangan yang menyesatkan
Tindakan sengaja atau tidak sengaja, sebagai akibat niat hati atau kekhilafan, yang menyebabkan informasi dalam laporan keuangan secara material mengganggu pengambil keputusan.
3. Kejahatan korporat
Merupakan kejahatan kerah putih yang menguntungkan suatu perusahaan atau organisasi, dan bukan hanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan kecurangan.
Pemrosesan Komputer dan Eksposur
Banyak aspek dari pemrosesan komputer yang cenderung meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis, dan kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan ataupun tidak.
Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi
Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Sekalipun tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya organisasi menghadapi kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu :
1. Siklus pendapatan : Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan jasa tersebut.
2. Siklus pengeluaran : Kejadian yang terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut.
3. Siklus produksi : Kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan : Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal, termasuk kas.
Komponen Proses Pengendalian Internal
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
1. Nilai-nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Filosofi manajemen dan gaya operasi
4. Struktur organisasi
5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur
Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.
Tujuan pengendalian :
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
Informasi dan Komunikasi
Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.
Komunikasi
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.
Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.
Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
1. Sistem informasi organisasi
2. Struktur pengendalian internal organisasi
3. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
4. Kualitas kinerja personel organisasi
Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
2. Prosedur operasi secara umum
3. Karakteristik pengendalian peralatan
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
1. Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
3. Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.
Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
1. Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
2. Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.
3. Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi
PROSES PENGENDALIAN INTERNAL
Perlunya Pengendalian
Pengendalian dan Eksposur
Eksposur mencakup potensi dampak financial akibat suatu kejadian dikalikan dengan probabilitas terjadinya kejadian tersebut. Eksposur adalah risiko dikalikan konsekuensi financial atas risiko tersebut.
Eksposur Umum
1. Biaya yang terlalu tinggi
Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang yang digunakan dalam organisasi bisa saja terlalu mahal. Cek bisa saja dibayarkan kepada karyawan yang tidak bekerja dengan efektif dan efisien.
2. Pendapatan yang Cacat
Biaya terutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Barang dagangan telah dikirim ke pelanggan tetapi tidak tercatat sehingga tidak ditagih.
3. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva
Aktiva dapat hilang sebagai akibat pencurian, tindakan kekerasan, atau bencana alam. Kas, baha baku, atau peralatan dapat rusak atau salah penempatan.
4. Akuntansi yang Tidak Akurat
Kebijakan dan prosedur akuntansi dapat salah, tidak tepat, atau secara signifikan berbeda dari yang diterima umum. Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan penilaian transaksi, kesalahan waktu pencatatan, atau kesalahan klasifikasi transaksi.
5. Interupsi Bisnis
Interupsi bisnis mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis, penghentian permanen atas operasi suatu bisnis, atau penutupan suatu usaha.
6. Sanksi Hukum
Penghentian kegiatan bisnis bisa saja terjadi sebagai hukuman dari lembaga pemerintah jika perusahaan melakukan perbuatan yang melanggar hukum.
7. Ketidakmampuan untuk bersaing
Ketidakmampuan ini dapat terjadi sebagai akibat kombinasi berbagai eksposur yang telah dibahas sebelumnya dan bia juga sebagai akibat ketidakefektifan keputusan manajemen.
8. Kecurangan dan Pencurian
Kecurangan dan pencurian dapat dilakukan oleh pihak eksternal di luar perusahaan ataupun pihak internal di dalam perusahaan. Biaya yang terlalu tinggi, pendapatan yang cacat, kehilangan aktiva, ketidakakuratan catatan akuntansi, interupsi bisnis,sanksi hukum, dan ketidakmampuan untuk bersaing, semuanya bisa saja merupakan dampak dari kecurangan dan pencurian.
Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih
Kejahatan kerah putih menggambarkan serangkaian aktivitas illegal yang terjadi sebagai bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Kejahatan kerah putih terjadi pada saat kekayaan perusahaan digunakan menyimpang dari manfaat aktiva yang sesungguhnya.
Ada 3 bentuk kejahatan kerah putih :
1. Kecurangan manajemen
Meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik oleh karyawan atau pihak ketiga di luar perusahaan, atau keduanya.
2. Pelaporan keuangan yang menyesatkan
Tindakan sengaja atau tidak sengaja, sebagai akibat niat hati atau kekhilafan, yang menyebabkan informasi dalam laporan keuangan secara material mengganggu pengambil keputusan.
3. Kejahatan korporat
Merupakan kejahatan kerah putih yang menguntungkan suatu perusahaan atau organisasi, dan bukan hanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan kecurangan.
Pemrosesan Komputer dan Eksposur
Banyak aspek dari pemrosesan komputer yang cenderung meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis, dan kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan ataupun tidak.
Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi
Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Sekalipun tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya organisasi menghadapi kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu :
1. Siklus pendapatan : Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan jasa tersebut.
2. Siklus pengeluaran : Kejadian yang terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut.
3. Siklus produksi : Kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan : Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal, termasuk kas.
Komponen Proses Pengendalian Internal
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
1. Nilai-nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Filosofi manajemen dan gaya operasi
4. Struktur organisasi
5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur
Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.
Tujuan pengendalian :
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
Informasi dan Komunikasi
Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.
Komunikasi
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.
Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.
Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
1. Sistem informasi organisasi
2. Struktur pengendalian internal organisasi
3. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
4. Kualitas kinerja personel organisasi
Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
2. Prosedur operasi secara umum
3. Karakteristik pengendalian peralatan
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
1. Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
3. Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.
Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
1. Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
2. Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.
3. Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi
BUKU BESAR DAN SIKLUS PELAPORAN KEUANGAN (SIA)
BUKU BESAR DAN SIKLUS PELAPORAN KEUANGAN
Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi.Dua system pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input,proses,output,menejemen data dan pengendaliannya.
1. Sistem pemprosesan transaksi secara manual
Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe transosesmpraksinya.
2. Sistem pemprosesan transaksi berkomputerisasi
Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.
Beberapa keuntungan pemprosesan transaksi terkomputerisasi dibandingkan dengan pemprosesan transaksi secara manual antara lain :
a. Data transaksi dapat dimasukan melalui alat elektronik dan disimpan dalam media megnetik dari pada disimpan dalam dokumen hardcopy.
b. Data transaksi dapat diverifikasi dengan program edit checks tanpa harus melibatakan tenaga manusia untuk mendeteksi adanya kesalahan.
c. Penambahan data dapat dilakukan dengan mudah dan transaksi dapat didentifikasi dengan cepat.
d. Transaksi dapat diposting dengan cepat kedalam buku besar.
e. Pemprosesan transaksi dan pembuatan neraca saldo dapat dilakukan dengan cepat.
f. Laporan keuangan dan laporan lainnya dapat dibuat kapan saja tanpa harus menunggu sampai akhir periode.
g. Dapat menampilkan jurnal dan buku besar sebagai gambaran dari transaksi yang terjadi.
h. Laporan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah yang telah disimpan dalam computer.
i. Dapat dibuat dengan cepat laporan dan analisis untuk manajer dari data yang telah disiapkan dalam computer.
SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Kelemahan system pemprosesan transaksi terkomputerisasi yany masih tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam system tersebut.
Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk perencanaan dan pengendaliaan operasi kurang bermanfaat.Untuk mengatasinya sebaiknya menggunakan system ERP.
SISTEM WEB-BASED
Word widw web merupakan jaringan komunikasi informasi.Bagi perusahaan system ini sangat dibutuhkan untuk dapat nenggunakannya harus tersedia program aplikasi.
Imput utama dari siklus buku besar dan laporan keuangan berasal dari output semua siklus lainnya.
TUJUAN SISTEM GENERAL LEDGER
Sistem general ledger menggambarkan pemprosesan keuangan.Tujuan dari system general ledger diantaranya :
a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat.
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat.
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit.
d. Mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian.
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat.
BAGAN REKENING (CHART OF ACCOUNT)
Bagan rekening adalah rekening dalam perusahaan yang meliputi aset,ekuitas,pendapatan dan biaya-biaya.Komposisi kode rekening yang ada dalam chart of accout didesain sesuai dengan kebutuhan informasi internal dan eksternal perusahaan.
KLASIFIKASI DALAM CHART OF ACCOUNT
Klasifikasi rekening harus dapat mereflasi aktivitas perusahaan.
Perusahaan manufaktur membutuhkan manufaktur membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening(persediaan bahan baku,barang dalam proses dan barang jadi).Perusahaan jasa lebih menfokuskan desain rekeningnya pada transaksi jasa..
PENGKODEAN DAFTAR REKENING.
Tipe pengkodean chart of account ada 2 diantaranya:
1) Block account codes.
Dalam desain dengan menggunakan block codes rekening secara berurutan di kategorikan ke dalam klasifikasi rekening dengan membentuk blok,misalnya aktifa lancer.Keuntungannya yaitu jika ada rekening baru dapat disisipkan tanpa harus mengubah kode rekening yang sudah ada.
2) Group Account Codes.
Dalam desain ini memiliki arti tertentu,misalnya kode rekening 112 dapat di artikan digit pertama mempresentasikan kategori mayor rekening(aktiva lancar),Digit ke 2 merepresentasikan klasifikasi intermediate(kas),Dan digit ke 3 merepresentasikan klasifikasi minor rekening (kas di tangan).
SUMBER DATA DAN INPUT.
Transaksi-transaksi yang akan di posting ke general ledger dapat di klasifikasikan ke dalam 6 tipe yaitu:
1) Transaksi eksternal yang bersifat rutin.
2) Transaksi inernal yang bersifat rutin.
3) Transaksi non-rutin
4) Jurnal penyesuaian(adjusting enteries).Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi.Empat tipe adjusting enteries yaitu:
1) Akrual.
2) Defferal.
3) Revaluasi.
4) Koreksi.
5) Jurnal pembalik.
6) Jurnal penutup.
PENROSESAN DATA.
Pemrosesan data dalam system ledger di bagi menjadi dua yakni:
a) Pemrosesan data transaksi harian.
Transaksi yang bersifat harian seperti transaksi penjualan,penerimaan kas,pembelian dan transaksi pengeluaran kas.
b) Pemrosesan akhir periode.
Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal penyesuain yang bersifat rutin dan jurnal penyesuaian yang bersifat tidak rutin.
INFORMASI
Hasil output dari system pemprosesan ledger dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu:
1. Analisis general ledger.
Digunakan untuk alat pengendalian perusahaan.Ada dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change report.
2. Laporan keuangan
Laporan keuangan utama yang dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca,laporan,laba rugi dan arus kas.Ketiga laporan dibuat pemakai laporan dari pihak luar perusahaan yang meliputi pemegang saham,kreditur,pemerintah dan analisis keuangan.
3. Laporan manajerial
Data laporan manajerial berasal dari data yang juga digunakan untuk membuat laporan keuangan.
MANAJEMEN DATA
1. Pendekatan file-oriented
File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu.Berikut ini merupakan representasi pemakai file dalam general ledgerdan siklus laporan keuangan yaitu :
General Ledger Master File
File ini merupakan jantung dari database akuntansi.Masing-masing catatan menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.
Current Journal Voucher File
File ini berisi detail signifikan yang berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger selama periode berjalan.
General Ledger Historiy File
Yang berisi data aktual akun general ledger masing-masing bulan untuk beberapa tahun yang lalu.
Responsibility Center Master File
Yang berisi pendapatan dan biaya-biaya aktual dari berbagai devisi.
Budget Master File
Berisi jumlah anggaran aset,hutang,pendapatan dan alokasi biaya pada bermacam-macam pusat pertanggungjawaban perusahaan.
Financial Report Format File
Berisi informasi yang penting untuk memperoleh format yang beragam.
PENGENDALIAN UMUM
1. Pengendalian Organisasional
2. Pengendalian Dokumentasi
3. Pengendalian Akuntabilitas Aset
4. Pengendalian Praktik Manajemen
5. Pengendalian Operasi Pusat Data
6. Pengendalian Otorisasi
Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi.Dua system pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input,proses,output,menejemen data dan pengendaliannya.
1. Sistem pemprosesan transaksi secara manual
Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe transosesmpraksinya.
2. Sistem pemprosesan transaksi berkomputerisasi
Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.
Beberapa keuntungan pemprosesan transaksi terkomputerisasi dibandingkan dengan pemprosesan transaksi secara manual antara lain :
a. Data transaksi dapat dimasukan melalui alat elektronik dan disimpan dalam media megnetik dari pada disimpan dalam dokumen hardcopy.
b. Data transaksi dapat diverifikasi dengan program edit checks tanpa harus melibatakan tenaga manusia untuk mendeteksi adanya kesalahan.
c. Penambahan data dapat dilakukan dengan mudah dan transaksi dapat didentifikasi dengan cepat.
d. Transaksi dapat diposting dengan cepat kedalam buku besar.
e. Pemprosesan transaksi dan pembuatan neraca saldo dapat dilakukan dengan cepat.
f. Laporan keuangan dan laporan lainnya dapat dibuat kapan saja tanpa harus menunggu sampai akhir periode.
g. Dapat menampilkan jurnal dan buku besar sebagai gambaran dari transaksi yang terjadi.
h. Laporan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah yang telah disimpan dalam computer.
i. Dapat dibuat dengan cepat laporan dan analisis untuk manajer dari data yang telah disiapkan dalam computer.
SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Kelemahan system pemprosesan transaksi terkomputerisasi yany masih tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam system tersebut.
Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk perencanaan dan pengendaliaan operasi kurang bermanfaat.Untuk mengatasinya sebaiknya menggunakan system ERP.
SISTEM WEB-BASED
Word widw web merupakan jaringan komunikasi informasi.Bagi perusahaan system ini sangat dibutuhkan untuk dapat nenggunakannya harus tersedia program aplikasi.
Imput utama dari siklus buku besar dan laporan keuangan berasal dari output semua siklus lainnya.
TUJUAN SISTEM GENERAL LEDGER
Sistem general ledger menggambarkan pemprosesan keuangan.Tujuan dari system general ledger diantaranya :
a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat.
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat.
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit.
d. Mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian.
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat.
BAGAN REKENING (CHART OF ACCOUNT)
Bagan rekening adalah rekening dalam perusahaan yang meliputi aset,ekuitas,pendapatan dan biaya-biaya.Komposisi kode rekening yang ada dalam chart of accout didesain sesuai dengan kebutuhan informasi internal dan eksternal perusahaan.
KLASIFIKASI DALAM CHART OF ACCOUNT
Klasifikasi rekening harus dapat mereflasi aktivitas perusahaan.
Perusahaan manufaktur membutuhkan manufaktur membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening(persediaan bahan baku,barang dalam proses dan barang jadi).Perusahaan jasa lebih menfokuskan desain rekeningnya pada transaksi jasa..
PENGKODEAN DAFTAR REKENING.
Tipe pengkodean chart of account ada 2 diantaranya:
1) Block account codes.
Dalam desain dengan menggunakan block codes rekening secara berurutan di kategorikan ke dalam klasifikasi rekening dengan membentuk blok,misalnya aktifa lancer.Keuntungannya yaitu jika ada rekening baru dapat disisipkan tanpa harus mengubah kode rekening yang sudah ada.
2) Group Account Codes.
Dalam desain ini memiliki arti tertentu,misalnya kode rekening 112 dapat di artikan digit pertama mempresentasikan kategori mayor rekening(aktiva lancar),Digit ke 2 merepresentasikan klasifikasi intermediate(kas),Dan digit ke 3 merepresentasikan klasifikasi minor rekening (kas di tangan).
SUMBER DATA DAN INPUT.
Transaksi-transaksi yang akan di posting ke general ledger dapat di klasifikasikan ke dalam 6 tipe yaitu:
1) Transaksi eksternal yang bersifat rutin.
2) Transaksi inernal yang bersifat rutin.
3) Transaksi non-rutin
4) Jurnal penyesuaian(adjusting enteries).Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi.Empat tipe adjusting enteries yaitu:
1) Akrual.
2) Defferal.
3) Revaluasi.
4) Koreksi.
5) Jurnal pembalik.
6) Jurnal penutup.
PENROSESAN DATA.
Pemrosesan data dalam system ledger di bagi menjadi dua yakni:
a) Pemrosesan data transaksi harian.
Transaksi yang bersifat harian seperti transaksi penjualan,penerimaan kas,pembelian dan transaksi pengeluaran kas.
b) Pemrosesan akhir periode.
Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal penyesuain yang bersifat rutin dan jurnal penyesuaian yang bersifat tidak rutin.
INFORMASI
Hasil output dari system pemprosesan ledger dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu:
1. Analisis general ledger.
Digunakan untuk alat pengendalian perusahaan.Ada dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change report.
2. Laporan keuangan
Laporan keuangan utama yang dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca,laporan,laba rugi dan arus kas.Ketiga laporan dibuat pemakai laporan dari pihak luar perusahaan yang meliputi pemegang saham,kreditur,pemerintah dan analisis keuangan.
3. Laporan manajerial
Data laporan manajerial berasal dari data yang juga digunakan untuk membuat laporan keuangan.
MANAJEMEN DATA
1. Pendekatan file-oriented
File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu.Berikut ini merupakan representasi pemakai file dalam general ledgerdan siklus laporan keuangan yaitu :
General Ledger Master File
File ini merupakan jantung dari database akuntansi.Masing-masing catatan menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.
Current Journal Voucher File
File ini berisi detail signifikan yang berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger selama periode berjalan.
General Ledger Historiy File
Yang berisi data aktual akun general ledger masing-masing bulan untuk beberapa tahun yang lalu.
Responsibility Center Master File
Yang berisi pendapatan dan biaya-biaya aktual dari berbagai devisi.
Budget Master File
Berisi jumlah anggaran aset,hutang,pendapatan dan alokasi biaya pada bermacam-macam pusat pertanggungjawaban perusahaan.
Financial Report Format File
Berisi informasi yang penting untuk memperoleh format yang beragam.
PENGENDALIAN UMUM
1. Pengendalian Organisasional
2. Pengendalian Dokumentasi
3. Pengendalian Akuntabilitas Aset
4. Pengendalian Praktik Manajemen
5. Pengendalian Operasi Pusat Data
6. Pengendalian Otorisasi
HARGA TRANSFER (akmen)
HARGA TRANSFER
Pengertian
Harga transfer (transfer price) adalah harga jual khusus yang dipakai dalam pertukaran antardivisional untuk mencatat pendapatan divisi penjualan (selling division) dan biaya divisi pembelian (buying division).
Pertukaran internal yang diukur oleh harga transfer menghasilkan :
1. Pendapatan bagi pusat pertanggungjawaban yang menyerahkan yakni divisi penjualan produk.
2. Biaya bagi pusat pertanggungjawaban yang menerima yakni divisi pembelian produk.
Tujuan Penentuan Harga Transfer
Tujuan penentuan harga transfer adalah untuk mentransmisikan data keuangan di antara departemen-departeman atau divisi-divisi perusahaan pada waktu mereka saling menggunakan barang dan jasa satu sama lain.
Tujuan lainnya dari penentuan harga transfer adalah untuk mengevaluasi kinerja segmen dan dengan demikian memotivasi manajer divisi penjualan dan devisi pembelian menuju keputusan-keputusan yang serasi dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Selain itu perusahaan-perusahaan dengan lingkup multinasional menggunakan penentuan harga transfer untuk meminimalkan pajak, tarif, dan bea mereka di seluruh dunia.
Manajemen puncak juga sangat berkepentingan dengan harga transfer. Pertama, merupakan kepentingan perusahaan untuk menghindari friksi yang tidak perlu antara divisi penjualan dan divisi pembelian. Kedua, kapasitas divisi penjualan haruslah digunakan untuk memaksimalkan profitabilitas seluruh perusahaan.
Dalam kenyataannya, terdapat dua pendekatan untuk menetapkan harga transfer : harga transfer dasar pasar dan harga transfer dasar biaya. Harga transfer dasar biaya memakai biaya variable standar maupun biaya penuh standar.
Harga Transfer Dasar Pasar (Market-Based Transfer Price)
Harga pasar (market price) adalah harga pemelian ataupun penjualan oleh pembeli dan penjual independent. Harga transfer dasar pasar (market-based transfer price) adalah harga pasar luar produk dan boleh saja disesuaikan untuk penghematan biaya angkut, kredit dan biaya lainnya yang dapat dihindari dengan menjual ke divisi terkait di dalam perusahaan. Harga pasar, jikalau memang dapat ditentukan, merupakan harga transfer yang paling ideal. Pada umumnya, bilamana terdapat harga pasar untuk produk atau jasa yang dijual di antara kalangan dalam perusahaan, maka perusahaan akan menggunakan harga pasar sebagai basis harga transfernya.
Harga transfer dasar pasar dirancang untuk digunakan dalam organisasi-organisasi yang sangat terdesentralisasi. Artinya, pendekatan ini diterapkan pada organisasi-organisasi dimana manajer-manajer divisional mempunyai otonomi memadai dalam pengambilan keputusan sehingga berbagai divisi dapat dianggap seolah-olah sebagai perusahaan yang mandiri dengan tanggung jawab laba mandiri pula. Gagasan dalam penggunaan harga pasar untuk mengendalikan harga transfer adalah untuk menciptakan kondisi pasar kompetitif yang akan muncul manakala berbagai divisi benar-benar merupakan perusahaan-perusahaan yang terpisah dan terlibat dalam tawar-menawar di pasar terbuka yang bebas.
Harga transfer berdasarkan harga pasar dapat disesuaikan dengan memperhitungkan penghematan-penghematan biaya atas penjualan kepada pihak internal perusahaan. Sebagai contoh, pada saat penjualan dilakukan kepada pelanggan dari luar perusahaan, penjualan tersebut biasanya dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit kepada pihak luar umumnya memerlukan biaya modal yang dibenamkan dalam piutang dagang dan biaya piutang tidak tertagih.
Keterbatasan Harga Pasar
Harga transfer tidak selalu dapat didasarkan pada harga pasar karena harga pasar tidak selalu ada. Bahkan meskipun produk serupa dijual di pasar, divisi pembelian mungkin membeli dalam jumlah yang sedemikian banyaknya sehingga harga pasar menjadi tidak relevan. Perusahaan-perusahaan raksasa dalam industri baja, otomotif, pertambangan, dan peralatan listrik adalah sedemikian besarnya sehingga apabila sebuah komponen dibeli dari pasar luar sebagai pengganti pembelian dari dalam, maka pembelian tersebut dapat menimbulkan pergeseran permintaan pasar yang menyebabkan harga pasar berfluktuasi.
Langkah-langkah berikut perlu diikuti manakala perusahaan menggunakan pendekatan penentuan harga transfer dasar pasar :
1. Membentuk sistem pencarian data yang terandalkan untuk memantau secara berkala harga pasar dan melaporkan manakala terjadi perubahan harga.
2. Divisi pembelian haruslah membeli produk dan jasa secara internal sepanjang kondisinya bisa diperbandingkan dengan kesempatan pembelian dari luar.
3. Apabila divisi penjualan tidak memenuhi semua kondisi yang ditawarkan oleh pasar, maka divisi pembelian sewajarnya diserahi wewenang untuk membeli dari pihak luar perusahaan.
4. Divisi penjualan haruslah bebas menolak transaksi internal yang tidak sama menguntungkannya dibandingkan dengan transaksi penjualan kepada pihak luar.
5. Menyediakan atau mendistribusikan informasi akuntansi manajemen ke seluruh organisasi yang akan dipakai dalam mengevaluasi apa yang menguntungkan bagi divisi penjualan, divisi pembelian, dan perusahaan secara keseluruhan.
6. Membentuk sekelompok manajer yang independent untuk membahas mengenai ketidaksepakatan menyangkut harga transfer di antara divisi penjualan dan divisi pembelian serta menawarkan solusi yang adil bagi semua pihak.
Harga Transfer Dasar Biaya (Cost-Based Transfer Price)
Baik biaya aktual maupun biaya standar (dianggarkan) boleh saja dipakai dalam menerapkan pendekatan dasar biaya. Apabila biaya aktual (actual cost) yang dipergunakan maka inefisiensi divisi penjualan akan dialihkan ke divisi pembelian. Akibatnya divisi penjualan tidak akan termotivasi untuk mengendalikan biaya secara efisien manakala biaya inefisiensinya dapat secara otomatis ditimpakan kepada divisi pembelian. Untuk mencegah hal ini terjadi maka biaya aktual seyogyanya tidak dipakai sebagai dasar untuk menetapkan harga transfer. Sebagai gantinya biaya standar bisa digunakan. Apabila memakai biaya standar maka harga transfer dasar biaya (cost-based transfer price) didasarkan pada biaya variabel standar atau biaya penuh standar ( biaya tetap ditambah biaya variabel) pabrikasi.
Biaya Variabel Standar
Alasan untuk memilih biaya produksi variable sebagai harga transfer adalah bahwa harga tersebut memberikan informasi biaya kesempatan yang akurat. Apabila biaya variable standar yang digunakan maka komponen biaya yang diperhitungkan adalah biaya bahan baku langsung, tenaga kerja langsung dan overhead pabrikasi variable. Sedangkan biaya overhead pabrikasi tetap tidak disertakan dalam harga transfernya.
Keunggulan utama mendasarkan harga transfer pada biaya variable standar (standard variable cost) adalah bahwa biaya variable standar biasanya setara dengan biaya marjinal seuah produk atau jasa.
Kelemahan besar mendasarkan harga transfer pada biaya variable standar adalah bahwa metode ini memberikan marjin kontribusi sebesar nol kepada divisi penjualan yang melakukan penjualan bilamana harga jual sama dengan biaya variabelnya.
Biaya Penuh Standar
Apabila biaya penuh standar yang diterapkan, maka komponen biaya bahan baku langung, tenaga kerja langsung, dan biaya overhead (tetap maupun variable) akan disertakan dalam penghitungan harga transfer. Permasalahan dengan metode ini adalah bahwa jumlah yang ditransfer ke divisi pembelian kerap dianggap merupakan biaya variable oleh divisi pembelian. Hal ini pada gilirannya dapat mengakibatkan keputusan yang buruk bagi divisi ini sehingga dapat mengurangi laba perusahaan secara keseluruhan.
Harga Transfer Negosiasian (Negotiated Transfer Prices)
Harga transfer negosiasian biasanya dipengaruhi oleh apakah biaya tetap sudah tertutupi atau belum, apakah divisi penjualan beroperasi pada kapasitas penuh atau tidak dan seberapa kuat daya tawar-menawar divisi penjualan dan divisi pembelian.
Terdapat kelemahan harga transfer negosiasian :
1. Seorang manajer divisional yang mempunyai informasi pribadi dapat memanfaatkan manajer divisi lainnya.
2. Ukuran-ukuran kinerja bisa terdistorsi oleh kecakapan negosiasi manajer-manajer yang terlibat. Harga transfer negosiasian karena menyangkut juga keputusan produksi dapat sekedar merefleksikan kecakapan negosiasi kedua belah pihak ketimbang pertimbangan-pertimbangan ekonomi. Kecakapan negosiasi seyogyanya tidak menjadi faktor tunggal atau dominan dalam mengevaluasi manajer divisi.
3. Negosiasi dapat memakan banyak waktu dan tenaga.
4. Negosiasi dapat menyebabkan persaingan diantara manajer-manajer divisi yang terlibat. Persaingan ini dapat mengurangi semangat kerjasama dan kesatuan yang sangat penting di seluruh organisasi.
Terlepas dari kelemahannya, harga transfer negosiasian menawarkan beberapa keunggulan menyangkut keserasian tujuan, otonomi dan evaluasi kinerja yang akurat. Selain itu harga transfer negosiasian merupakan wahana untuk mencapai keserasian tujuan di seluruh organisasi. Apabila negosiasi membantu memastikan adanya keserasian tujuan maka manajemen puncak tidak perlu campur tangan dalam urusan-urusan divisional.
Pengertian
Harga transfer (transfer price) adalah harga jual khusus yang dipakai dalam pertukaran antardivisional untuk mencatat pendapatan divisi penjualan (selling division) dan biaya divisi pembelian (buying division).
Pertukaran internal yang diukur oleh harga transfer menghasilkan :
1. Pendapatan bagi pusat pertanggungjawaban yang menyerahkan yakni divisi penjualan produk.
2. Biaya bagi pusat pertanggungjawaban yang menerima yakni divisi pembelian produk.
Tujuan Penentuan Harga Transfer
Tujuan penentuan harga transfer adalah untuk mentransmisikan data keuangan di antara departemen-departeman atau divisi-divisi perusahaan pada waktu mereka saling menggunakan barang dan jasa satu sama lain.
Tujuan lainnya dari penentuan harga transfer adalah untuk mengevaluasi kinerja segmen dan dengan demikian memotivasi manajer divisi penjualan dan devisi pembelian menuju keputusan-keputusan yang serasi dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Selain itu perusahaan-perusahaan dengan lingkup multinasional menggunakan penentuan harga transfer untuk meminimalkan pajak, tarif, dan bea mereka di seluruh dunia.
Manajemen puncak juga sangat berkepentingan dengan harga transfer. Pertama, merupakan kepentingan perusahaan untuk menghindari friksi yang tidak perlu antara divisi penjualan dan divisi pembelian. Kedua, kapasitas divisi penjualan haruslah digunakan untuk memaksimalkan profitabilitas seluruh perusahaan.
Dalam kenyataannya, terdapat dua pendekatan untuk menetapkan harga transfer : harga transfer dasar pasar dan harga transfer dasar biaya. Harga transfer dasar biaya memakai biaya variable standar maupun biaya penuh standar.
Harga Transfer Dasar Pasar (Market-Based Transfer Price)
Harga pasar (market price) adalah harga pemelian ataupun penjualan oleh pembeli dan penjual independent. Harga transfer dasar pasar (market-based transfer price) adalah harga pasar luar produk dan boleh saja disesuaikan untuk penghematan biaya angkut, kredit dan biaya lainnya yang dapat dihindari dengan menjual ke divisi terkait di dalam perusahaan. Harga pasar, jikalau memang dapat ditentukan, merupakan harga transfer yang paling ideal. Pada umumnya, bilamana terdapat harga pasar untuk produk atau jasa yang dijual di antara kalangan dalam perusahaan, maka perusahaan akan menggunakan harga pasar sebagai basis harga transfernya.
Harga transfer dasar pasar dirancang untuk digunakan dalam organisasi-organisasi yang sangat terdesentralisasi. Artinya, pendekatan ini diterapkan pada organisasi-organisasi dimana manajer-manajer divisional mempunyai otonomi memadai dalam pengambilan keputusan sehingga berbagai divisi dapat dianggap seolah-olah sebagai perusahaan yang mandiri dengan tanggung jawab laba mandiri pula. Gagasan dalam penggunaan harga pasar untuk mengendalikan harga transfer adalah untuk menciptakan kondisi pasar kompetitif yang akan muncul manakala berbagai divisi benar-benar merupakan perusahaan-perusahaan yang terpisah dan terlibat dalam tawar-menawar di pasar terbuka yang bebas.
Harga transfer berdasarkan harga pasar dapat disesuaikan dengan memperhitungkan penghematan-penghematan biaya atas penjualan kepada pihak internal perusahaan. Sebagai contoh, pada saat penjualan dilakukan kepada pelanggan dari luar perusahaan, penjualan tersebut biasanya dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit kepada pihak luar umumnya memerlukan biaya modal yang dibenamkan dalam piutang dagang dan biaya piutang tidak tertagih.
Keterbatasan Harga Pasar
Harga transfer tidak selalu dapat didasarkan pada harga pasar karena harga pasar tidak selalu ada. Bahkan meskipun produk serupa dijual di pasar, divisi pembelian mungkin membeli dalam jumlah yang sedemikian banyaknya sehingga harga pasar menjadi tidak relevan. Perusahaan-perusahaan raksasa dalam industri baja, otomotif, pertambangan, dan peralatan listrik adalah sedemikian besarnya sehingga apabila sebuah komponen dibeli dari pasar luar sebagai pengganti pembelian dari dalam, maka pembelian tersebut dapat menimbulkan pergeseran permintaan pasar yang menyebabkan harga pasar berfluktuasi.
Langkah-langkah berikut perlu diikuti manakala perusahaan menggunakan pendekatan penentuan harga transfer dasar pasar :
1. Membentuk sistem pencarian data yang terandalkan untuk memantau secara berkala harga pasar dan melaporkan manakala terjadi perubahan harga.
2. Divisi pembelian haruslah membeli produk dan jasa secara internal sepanjang kondisinya bisa diperbandingkan dengan kesempatan pembelian dari luar.
3. Apabila divisi penjualan tidak memenuhi semua kondisi yang ditawarkan oleh pasar, maka divisi pembelian sewajarnya diserahi wewenang untuk membeli dari pihak luar perusahaan.
4. Divisi penjualan haruslah bebas menolak transaksi internal yang tidak sama menguntungkannya dibandingkan dengan transaksi penjualan kepada pihak luar.
5. Menyediakan atau mendistribusikan informasi akuntansi manajemen ke seluruh organisasi yang akan dipakai dalam mengevaluasi apa yang menguntungkan bagi divisi penjualan, divisi pembelian, dan perusahaan secara keseluruhan.
6. Membentuk sekelompok manajer yang independent untuk membahas mengenai ketidaksepakatan menyangkut harga transfer di antara divisi penjualan dan divisi pembelian serta menawarkan solusi yang adil bagi semua pihak.
Harga Transfer Dasar Biaya (Cost-Based Transfer Price)
Baik biaya aktual maupun biaya standar (dianggarkan) boleh saja dipakai dalam menerapkan pendekatan dasar biaya. Apabila biaya aktual (actual cost) yang dipergunakan maka inefisiensi divisi penjualan akan dialihkan ke divisi pembelian. Akibatnya divisi penjualan tidak akan termotivasi untuk mengendalikan biaya secara efisien manakala biaya inefisiensinya dapat secara otomatis ditimpakan kepada divisi pembelian. Untuk mencegah hal ini terjadi maka biaya aktual seyogyanya tidak dipakai sebagai dasar untuk menetapkan harga transfer. Sebagai gantinya biaya standar bisa digunakan. Apabila memakai biaya standar maka harga transfer dasar biaya (cost-based transfer price) didasarkan pada biaya variabel standar atau biaya penuh standar ( biaya tetap ditambah biaya variabel) pabrikasi.
Biaya Variabel Standar
Alasan untuk memilih biaya produksi variable sebagai harga transfer adalah bahwa harga tersebut memberikan informasi biaya kesempatan yang akurat. Apabila biaya variable standar yang digunakan maka komponen biaya yang diperhitungkan adalah biaya bahan baku langsung, tenaga kerja langsung dan overhead pabrikasi variable. Sedangkan biaya overhead pabrikasi tetap tidak disertakan dalam harga transfernya.
Keunggulan utama mendasarkan harga transfer pada biaya variable standar (standard variable cost) adalah bahwa biaya variable standar biasanya setara dengan biaya marjinal seuah produk atau jasa.
Kelemahan besar mendasarkan harga transfer pada biaya variable standar adalah bahwa metode ini memberikan marjin kontribusi sebesar nol kepada divisi penjualan yang melakukan penjualan bilamana harga jual sama dengan biaya variabelnya.
Biaya Penuh Standar
Apabila biaya penuh standar yang diterapkan, maka komponen biaya bahan baku langung, tenaga kerja langsung, dan biaya overhead (tetap maupun variable) akan disertakan dalam penghitungan harga transfer. Permasalahan dengan metode ini adalah bahwa jumlah yang ditransfer ke divisi pembelian kerap dianggap merupakan biaya variable oleh divisi pembelian. Hal ini pada gilirannya dapat mengakibatkan keputusan yang buruk bagi divisi ini sehingga dapat mengurangi laba perusahaan secara keseluruhan.
Harga Transfer Negosiasian (Negotiated Transfer Prices)
Harga transfer negosiasian biasanya dipengaruhi oleh apakah biaya tetap sudah tertutupi atau belum, apakah divisi penjualan beroperasi pada kapasitas penuh atau tidak dan seberapa kuat daya tawar-menawar divisi penjualan dan divisi pembelian.
Terdapat kelemahan harga transfer negosiasian :
1. Seorang manajer divisional yang mempunyai informasi pribadi dapat memanfaatkan manajer divisi lainnya.
2. Ukuran-ukuran kinerja bisa terdistorsi oleh kecakapan negosiasi manajer-manajer yang terlibat. Harga transfer negosiasian karena menyangkut juga keputusan produksi dapat sekedar merefleksikan kecakapan negosiasi kedua belah pihak ketimbang pertimbangan-pertimbangan ekonomi. Kecakapan negosiasi seyogyanya tidak menjadi faktor tunggal atau dominan dalam mengevaluasi manajer divisi.
3. Negosiasi dapat memakan banyak waktu dan tenaga.
4. Negosiasi dapat menyebabkan persaingan diantara manajer-manajer divisi yang terlibat. Persaingan ini dapat mengurangi semangat kerjasama dan kesatuan yang sangat penting di seluruh organisasi.
Terlepas dari kelemahannya, harga transfer negosiasian menawarkan beberapa keunggulan menyangkut keserasian tujuan, otonomi dan evaluasi kinerja yang akurat. Selain itu harga transfer negosiasian merupakan wahana untuk mencapai keserasian tujuan di seluruh organisasi. Apabila negosiasi membantu memastikan adanya keserasian tujuan maka manajemen puncak tidak perlu campur tangan dalam urusan-urusan divisional.
Langganan:
Postingan (Atom)